Wyjątki od KSeF – jakie faktury nie muszą być wystawiane w KSeF w 2026 i 2027 roku?

Krajowy System e-Faktur w 2026 r. stał się obowiązkowym sposobem wystawiania faktur dla większości polskich podatników. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument określany potocznie jako faktura musi trafić do KSeF. Ustawa o VAT przewiduje zarówno trwałe wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jak i czasowe uproszczenia obowiązujące jedynie do 31 grudnia 2026 r.

Rozróżnienie tych dwóch grup ma istotne znaczenie praktyczne. Faktura konsumencka pozostanie poza obowiązkowym KSeF również w kolejnych latach, natomiast możliwość wystawiania poza systemem faktur przez najmniejszych podatników albo przy użyciu kasy rejestrującej kończy się wraz z końcem 2026 r.

W tym artykule wyjaśniamy, jakich faktur nie dotyczy obowiązkowy KSeF, kiedy wystawienie faktury w systemie jest tylko dobrowolne oraz których sytuacji nie należy błędnie traktować jako wyjątku.

Kogo i od kiedy obowiązuje KSeF?

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT zasadą jest wystawianie przez podatników faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek ten jest przy tym wdrażany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. objął pozostałych podatników, z uwzględnieniem czasowego uproszczenia dla podatników mieszczących się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie.

Obowiązek e-fakturowania nie zależy przy tym wyłącznie od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Co do zasady obejmuje bowiem również podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT oraz podatników wykonujących czynności zwolnione przedmiotowo.

Nie ma tu również znaczenia forma prawna działalności – KSeF może dotyczyć zarówno spółki, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej.

Więcej o zasadach i harmonogramie wdrożenia systemu pisaliśmy w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

Kiedy KSeF nadal jest obowiązkowy?

Nie każda nietypowa sytuacja oznacza, że fakturę można wystawić poza KSeF. Dotyczy to m.in. faktur dla zagranicznych przedsiębiorców, podmiotów publicznych oraz faktur zaliczkowych i korygujących. Wszystkie omawiane przypadki – zarówno wyjątki, jak i sytuacje, w których KSeF nadal jest obowiązkowy – zebraliśmy w jednej tabeli widocznej przed podsumowaniem.

Wyłączenia trwałe i ułatwienia przejściowe tylko do końca 2026 r.

Nie wszystkie wyjątki od KSeF obowiązują przez taki sam czas. Część z nich nie ma określonej daty końcowej, natomiast inne zostały wprowadzone tylko na okres przejściowy.

Wyłączenia bez określonego terminu końcowego dotyczą m.in. faktur dla konsumentów, niektórych zagranicznych firm, procedur szczególnych oraz dokumentów wymienionych w rozporządzeniu, takich jak bilety jednorazowe czy niektóre dokumenty ubezpieczeniowe. Wyłączenia te będą obowiązywały również po 2026 r., chyba że przepisy zostaną zmienione.

Ułatwienia przejściowe obowiązują tylko do 31 grudnia 2026 r. Należą do nich:

• możliwość wystawiania faktur poza KSeF, jeżeli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł;
• możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących;
• możliwość wystawiania paragonów z NIP do kwoty 450 zł, które są uznawane za faktury uproszczone.

Od 1 stycznia 2027 r. z tych ułatwień nie będzie już można korzystać.

Faktury dla konsumentów, czyli faktury B2C

Obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur wystawianych na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Chodzi o faktury konsumenckie, określane również jako faktury B2C. Taką fakturę sprzedawca może nadal wystawić w postaci papierowej albo elektronicznej, na przykład jako plik PDF przesłany e-mailem.

Sprzedawca może dobrowolnie wystawić fakturę konsumencką w KSeF. Jeżeli skorzysta z tej możliwości, powinien wydać ją konsumentowi w uzgodniony sposób, np. jako wydruk albo plik PDF opatrzony kodem QR. Nie ma przy tym obowiązku, aby po dobrowolnym wystawieniu jednej faktury B2C w KSeF wszystkie kolejne faktury konsumenckie również trafiały do systemu.

O kwalifikacji transakcji decyduje przy tym status nabywcy w odniesieniu do konkretnego zakupu. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może przecież nabywać dany towar prywatnie, czyli jako konsument. Jeżeli jednak podaje NIP i dokonuje zakupu na potrzeby firmy, faktura ma charakter B2B i co do zasady powinna zostać wystawiona w KSeF.

Faktury wystawiane przez podatników zagranicznych

Z KSeF, co do zasady, nie muszą korzystać zagraniczne firmy, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Samo zarejestrowanie firmy do VAT w Polsce i posiadanie polskiego NIP nie oznacza jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Jeżeli zagraniczna firma ma jednak w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, obowiązek stosowania KSeF zależy od tego, czy miejsce to jest zaangażowane w realizację danej transakcji. Jeśli nie bierze w niej udziału, faktura nie musi być wystawiona w KSeF. Jeśli natomiast uczestniczy w jej realizacji, taki obowiązek może powstać.

Najważniejsze jest więc to, kto wystawia fakturę. Polski przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi zagranicznemu kontrahentowi, co do zasady, nadal wystawia fakturę w KSeF. Dotyczy to również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu oraz świadczenia usług na rzecz zagranicznych podatników. Zagranicznemu nabywcy należy dodatkowo przekazać fakturę w uzgodnionej formie, np. jako plik PDF z kodem QR.

Procedury szczególne oraz procedura SME

Niektóre rodzaje sprzedaży zagranicznej są rozliczane według specjalnych zasad VAT. Jeżeli podatnik rozlicza daną sprzedaż w jednej z wymienionych poniżej procedur, dotyczących jej faktur nie wystawia w KSeF.

Wyłączenie to obejmuje:

• procedurę nieunijną OSS – przeznaczoną dla firm spoza Unii Europejskiej, które świadczą usługi na rzecz konsumentów w UE,
• procedurę IOSS – stosowaną przy sprzedaży konsumentom towarów importowanych spoza UE,
• procedurę międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób – dotyczącą zagranicznych przewoźników wykonujących takie przewozy w Polsce.

Nie oznacza to jednak, że każda sprzedaż rozliczana w OSS jest z tego powodu wyłączona z KSeF. Wyłączenie dotyczy wprost tylko procedury nieunijnej OSS. Sprzedaż rozliczana w unijnej procedurze OSS również najczęściej pozostaje poza KSeF, ale dlatego, że jest dokonywana na rzecz konsumentów.

Poza KSeF pozostają także faktury wystawiane przez zagraniczne małe firmy korzystające w Polsce z unijnej procedury SME. Procedura ta pozwala przedsiębiorcy mającemu siedzibę w innym państwie UE korzystać – po spełnieniu określonych warunków – ze zwolnienia z VAT w Polsce.

Procedury SME nie należy przy tym mylić ze zwykłym zwolnieniem z VAT ze względu na limit sprzedaży. Polski przedsiębiorca korzystający z krajowego zwolnienia podmiotowego nie jest z tego powodu wyłączony z KSeF.

Dodatkowe przypadki, w których faktura nie trafia do KSeF

Niektóre dokumenty są uznawane za faktury, mimo że zawierają mniej danych niż zwykła faktura. Dotyczy to na przykład biletów, dowodów opłaty za autostradę czy niektórych polis. Takich dokumentów nie trzeba wystawiać w KSeF. Szczegółową listę zawiera rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1740).

Co ważne, wyłączenie dotyczy tylko konkretnych dokumentów wymienionych w rozporządzeniu. Nie oznacza więc ono, że wszystkie faktury wystawiane przez przewoźnika, ubezpieczyciela czy inną firmę mogą być wystawiane poza KSeF.

Wyłączenie obejmuje przy tym:

• opłaty za przejazd płatną autostradą – poza KSeF może pozostać dokument opłaty zawierający węższy zakres danych niż zwykła faktura;
• jednorazowe bilety za przewóz osób – dotyczy to biletów kolejowych, autobusowych, promowych, lotniczych i innych biletów, które zgodnie z przepisami są uznawane za faktury;
• opłaty trasowe EUROCONTROL – poza KSeF pozostają miesięczne faktury za kontrolę i nadzór ruchu lotniczego, wystawiane przez Centralne Biuro Opłat Trasowych w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;
• niektóre usługi finansowe i ubezpieczeniowe – dotyczy to usług zwolnionych z VAT, wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT, jeżeli są udokumentowane fakturą zawierającą ograniczony zakres danych. Takim dokumentem może być np. odpowiednio wystawiona polisa;
• samofakturowanie z udziałem zagranicznego podmiotu – samofakturowanie oznacza, że fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca. Jeżeli zagraniczny nabywca albo zagraniczny sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP, faktura, co do zasady, jest wystawiana poza KSeF.

Wyjątek dotyczy samofakturowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. W takim przypadku zagraniczny nabywca, który nie ma polskiego NIP, ale posiada numer VAT UE nadany w innym państwie członkowskim, może dobrowolnie wystawić fakturę w KSeF.

Limit 10 000 zł – czasowe uproszczenie dla najmniejszych podatników

W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne również poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana takimi fakturami (wystawionymi poza KSeF) w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Jest to limit brutto, czyli limit obejmujący także kwotę podatku VAT (jeżeli podatek ten występuje).

Do powyższego limitu nie wlicza się przy tym faktur konsumenckich ani sprzedaży B2C udokumentowanej wyłącznie paragonem, ponieważ takie dokumenty nie są objęte obowiązkowym KSeF. Pod uwagę bierze się faktury, które – gdyby nie omawiane uproszczenie – powinny zostać wystawione w systemie.

Jeżeli suma wynosi dokładnie 10 000 zł, podatnik zachowuje prawo do wystawiania faktur poza KSeF. Obowiązek powstaje, począwszy od faktury, którą przekroczono limit. Od tego momentu wszystkie kolejne faktury objęte obowiązkiem trzeba wystawiać w KSeF. Spadek wartości sprzedaży w następnym miesiącu poniżej 10 000 zł nie przywraca natomiast prawa do korzystania z uproszczenia.

Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP

Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą nadal wystawiać poza systemem faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących. Do końca 2026 r. poza obowiązkowym KSeF pozostają również paragony fiskalne z NIP nabywcy do kwoty 450,00 zł albo 100,00 euro, uznawane za faktury uproszczone.

Od 1 stycznia 2027 r. faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz podatnika, także sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej na kasie online, co do zasady, będzie jednak musiała zostać wystawiona w KSeF.

Faktury konsumenckie nadal pozostaną jednak poza obowiązkowym systemem.

Faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA

Od 1 kwietnia 2026 r. faktury VAT RR oraz VAT RR KOREKTA, dokumentujące nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego, mogą być wystawiane w KSeF.

Jeżeli rolnik ryczałtowy wskaże przy tym w KSeF nabywcę jako uprawnionego do wystawiania w systemie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA, nabywca ten będzie obowiązany korzystać z KSeF do czasu odwołania tego wskazania.

Dokumenty, których w ogóle nie przesyła się do KSeF

Dokumenty, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, nie podlegają przesłaniu do systemu. Dotyczy to w szczególności:

• faktur pro forma,
• dokumentów określanych jako faktury wewnętrzne oraz dowodów wewnętrznych,
• not obciążeniowych i not uznaniowych,
• umów, protokołów odbioru, zestawień i innych dokumentów biznesowych, które nie stanowią faktury,
• zwykłych paragonów fiskalnych, które nie są fakturami uproszczonymi.

Faktura pro forma jest przy tym jedynie dokumentem informacyjnym lub wezwaniem do zapłaty. Użycie w jej nazwie słowa „faktura” nie powoduje, że staje się fakturą VAT.

Kiedy KSeF jest obowiązkowy, a kiedy nie? – praktyczne zestawienie

Podsumowanie: Wyjątki od KSeF – jakie faktury nie muszą być wystawiane w KSeF w 2026 i 2027 roku?

Obowiązkowy KSeF nie obejmuje wszystkich faktur bez wyjątku. Trwale poza obowiązkiem pozostają przede wszystkim faktury konsumenckie, faktury określonych podatników zagranicznych, dokumenty dotyczące wybranych procedur szczególnych i procedury SME oraz szczególne rodzaje faktur wskazane w rozporządzeniu.

Odrębną grupą są uproszczenia obowiązujące wyłącznie do końca 2026 r. – limit 10.000,00 zł brutto miesięcznie, faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone. Przedsiębiorca korzystający z tych rozwiązań powinien przygotować się na zmianę zasad od 1 stycznia 2027 r.

Prawidłowa ocena wymaga więc ustalenia kolejno:

• kto wystawia fakturę,
• jaki jest status nabywcy,
• jakiej czynności dotyczy dokument,
• czy spełnione są warunki szczególnego wyłączenia,
• czy dane uproszczenie nadal obowiązuje.

Samo zwolnienie z VAT, niewielka skala działalności czy zagraniczny nabywca – nie zawsze oznaczają możliwość wystawienia faktury poza KSeF.

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w ustaleniu, które dokumenty w Państwa firmie powinny być wystawiane w KSeF, a także wsparcia w zakresie przygotowania procedury obiegu faktur, zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 32a, art. 106ga–106gb, art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh, art. 106s, art. 113a, art. 116 oraz art. 145m–145n ustawy o VAT,
• ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw,
• § 2–3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.