14 września 2026

Kasa fiskalna – dla kogo obowiązek kasy fiskalnej? Opisujemy zasady zwolnień z kasy fiskalnej w 2026 roku (limit i zwolnienia przedmiotowe)

Posiadanie kasy fiskalnej, czyli urządzenia służącego do rejestrowania sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych, to jeden z podstawowych obowiązków, dotyczących dużej części polskich przedsiębiorców, o którym wspominaliśmy już we wpisie Jak założyć firmę jednoosobową? W dzisiejszym artykule obowiązek ten ponownie bierzemy pod lupę, wskazując, kogo dokładnie dotyczy i kiedy można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Zapraszamy do lektury!

Spis treści

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2026 roku?

Zasady związane z korzystaniem z kas rejestrujących opisuje szczegółowo artykuł 111 ustawy o VAT.

To właśnie z tego przepisu wynika, że podatnicy sprzedający swoje towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, zobowiązani są prowadzić ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

UWAGA! Sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ewidencjonować muszą nie tylko podatnicy, którzy zarejestrowani są jako podatnicy VAT czynni, ale również przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego).

Kiedy przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej? Brak kasy do limitu 20 000 zł obrotu przy transakcjach niebiznesowych, czyli zwolnienie podmiotowe

W 2026 roku wciąż obowiązujące jest rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dla niektórych grup podatników i niektórych czynności rozporządzenie to przewiduje określone zwolnienia z opisywanego obowiązku.

Pierwsze z tych zwolnień odnosi się do podatników:

których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł (przy czym w razie otwarcia firmy w trakcie roku limit ten oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w tamtym roku),
dopiero rozpoczynających dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł.

Powyższy limit odnosi się więc wyłącznie do sprzedaży wykonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących własnych firm oraz rolników ryczałtowych, a co za tym idzie: nie wlicza się do niego sprzedaży na rzecz klientów biznesowych.

Po przekroczeniu wspomnianego limitu przedsiębiorca ma przy tym dwa miesiące (następujące po miesiącu, w którym limit został przekroczony) na zakup kasy fiskalnej i rozpoczęcie ewidencjonowania każdej takiej transakcji.

Czy przedsiębiorca może uniknąć stosowania kasy fiskalnej 2026 dzięki płatnościom przelewem? Zwolnienie przedmiotowe z kasy, czyli forma zapłaty, ale także konkretne towary i usługi

Inny popularny sposób na uzyskanie zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej (i to nawet w sytuacji przekroczenia wskazanego wyżej limitu sprzedaży do klientów prywatnych) związany jest ze sposobem płatności i obejmuje on:

dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),
świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Dwa podstawowe warunki, które pozwalają na uzyskanie tego zwolnienia w powyższych sytuacjach, dotyczą:

całości zapłaty za wykonaną czynność, która musi wpłynąć na rachunek bankowy przedsiębiorcy lub jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (np. w formie przelewu, BLIK-a czy płatności kartą przez terminal rozliczany bezpośrednio na rachunek firmowy podatnika),
ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynikać musi, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata, a w przypadku sprzedaży wysyłkowej również: na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Powyżej opisane zwolnienie opisuje przy tym tylko dwie z 58 różnych czynności, które wymienia załącznik do przywołanego już dzisiaj rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., który z kolei (mając na uwadze treść paragrafu 2 tego rozporządzenia) wskazuje na konkretne czynności pozwalające na uzyskanie zwolnienia z kasy rejestrującej.

Pozostałe czynności, które pozwalają na zwolnienie to więc:

usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt, z wyłączeniem usług weterynaryjnych – z wyjątkiem usług podkuwania koni,
dostawa energii elektrycznej,
dostawa gazu węglowego, gazu wodnego, gazu generatorowego i podobnych gazów, innych niż gaz ziemny i pozostałe węglowodory gazowe,
dostawa gazu ziemnego i pozostałych węglowodorów gazowych,
dostawa wody oraz lodu i śniegu – wyłącznie woda dostarczana za pośrednictwem sieci wodociągowych, cysternami lub innymi środkami transportu,
dostawa pary wodnej i gorącej wody oraz powietrza do układów klimatyzacyjnych,
usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody,
usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków oraz osadów ze ścieków kanalizacyjnych, z wyłączeniem usług związanych z opróżnianiem szamb i dołów gnilnych, chyba że świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą,
usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne,
usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów innych niż niebezpieczne,
usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych,
usługi związane z infrastrukturą przeznaczoną do przemieszczania odpadów niebezpiecznych nadających się do recyklingu,
usługi związane z obróbką odpadów innych niż niebezpieczne w celu ich ostatecznego usunięcia,
usługi związane z przetwarzaniem pozostałych odpadów niebezpiecznych,
usługi związane z unieszkodliwianiem odpadów promieniotwórczych,
usługi związane z rekultywacją i pozostałe usługi związane z gospodarką odpadami,
transport kolejowy pasażerski, miejski i podmiejski – dotyczy wyłącznie przewozów metrem rozkładowych pasażerskich, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny,
pozostały transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski – dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny,
transport lądowy pasażerski, rozkładowy: międzymiastowy i specjalizowany – dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny,
usługi pocztowe i kurierskie,
usługi w zakresie noclegów i usługi towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci,
pozostałe usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi – dotyczy wyłącznie usług świadczonych przez obozowiska dla dzieci,
pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0) – dotyczy wyłącznie: usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą,
usługi telekomunikacyjne,
usługi nadawcze – jeżeli podatnik świadczy usługi telekomunikacyjne,
usługi elektroniczne – jeżeli podatnik świadczy usługi telekomunikacyjne,
usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność na rachunek bankowy bądź na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą,
czynności notarialne,
usługi wykonywane przez komornika sądowego w ramach czynności egzekucyjnych lub innych czynności przekazanych do kompetencji komornika sądowego na podstawie odrębnych przepisów,
usługi administracji publicznej i obrony narodowej oraz usługi w zakresie obowiązkowych zabezpieczeń społecznych,
niektóre usługi w zakresie edukacji,
usługi archiwów publicznych,
usługi świadczone przez organizacje członkowskie,
usługi świadczone przez organizacje i zespoły eksterytorialne,
usługi parkingu samochodów i innych pojazdów, świadczone przez podatnika na rzecz jego pracowników,
dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali,
dostawa nieruchomości,
dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
przyjmowanie przez rewizorów, w przypadku braku odpowiedniego dokumentu przewozu albo dokumentu uprawniającego do przejazdu bezpłatnego lub ulgowego, należności związanych z wykonywaniem usług przewozu osób oraz przewożonych przez nie rzeczy i zwierząt, a w przypadkach tego wymagających – również opłat dodatkowych,
sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów,
czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT,
usługi stołówek w placówkach wymienionych w art. 43 ust. 9 ustawy o VAT, prowadzonych przez te placówki, udostępnianych wyłącznie dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu,
dostawa towarów i świadczenie usług, do których ma zastosowanie zwolnienie od podatku wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT,
dostawa produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych korzystających ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT,
dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą,
usługi świadczone osobiście przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą bądź zatrudniają pracowników niewidomych posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
dostawa towarów i świadczenie usług przez koła gospodyń wiejskich, w przypadku, gdy koło gospodyń wiejskich prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów,
dostawa towarów i świadczenie usług rozliczanych w procedurach szczególnych,
sprzedaż na odległość towarów importowanych, rozliczana w procedurze szczególnej,
dostawa towarów i świadczenie usług przez operatora pocztowego obowiązanego do świadczenia usług powszechnych,
dostawa węgla kamiennego przez gminę nabytego z przeznaczeniem do sprzedaży dla gospodarstw domowych w ramach zakupu preferencyjnego i niesprzedanego do dnia 31 lipca 2023 r., jeżeli dostawa ta w całości jest udokumentowana fakturą,
dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 113a ustawy o VAT,
sprzedaż biletów w publicznym transporcie zbiorowym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach bądź innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła.

Kiedy nie można skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Kończąc temat zwolnień z kasy fiskalnej, koniecznie trzeba jeszcze powiedzieć, że opisanych wyżej zwolnień nie mogą zastosować przedsiębiorcy, wykonujący czynności, które przepisy nakazują ewidencjonowanie już od pierwszej sprzedaży.

Pełen katalog takich czynności, przy których co do zasady nie można zastosować powyższych zwolnień, wyszczególniony został w paragrafie 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.

Dla jakich czynności nie obowiązuje więc zwolnienie z kasy fiskalnej?

dla dostawy gazu płynnego,
dla dostawy części do silników, a także silników do pojazdów i motocykli, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep, kontenerów, części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego, jak również części i akcesoriów do wybranych pojazdów silnikowych,
dla dostawy komputerów, konsol do gier oraz części do komputerów i konsol do gier, a także innych wyrobów elektronicznych oraz nośników danych,
dla dostawy wyrobów optycznych,
dla dostawy silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
dla dostawy sprzętu fotograficznego,
dla dostawy wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
dla dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż bądź używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
dla dostawy wyrobów tytoniowych, elektronicznych papierosów (oraz innych wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów),
dla dostawy perfum i wód toaletowych (z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów),
dla dostawy rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb czy płynów do odmrażania oraz innych wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi,
dla dostawy węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
dla dostawy towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach bądź innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar,
dla przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyłączeniem przewozów wymienionych w załączniku do rozporządzenia),
dla taksówek (z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą),
dla naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
dla wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
dla badań i przeglądów technicznych pojazdów,
dla usług opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów (z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą bądź zatrudniają pracowników niewidomych posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności),
dla usług prawniczych (z wyłączeniem czynności notarialnych),
dla usług doradztwa podatkowego,
dla niektórych usług związanych z wyżywieniem,
dla usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
dla wybranych usług kulturalnych, rozrywkowych i związanych z rekreacją oraz rozrywką,
dla usług mycia i czyszczenia pojazdów,
dla usług parkingowych,
dla usług dokonywanych przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Podsumowanie: Kasa fiskalna – dla kogo obowiązek kasy fiskalnej? Opisujemy zasady zwolnień z kasy fiskalnej w 2026 roku (limit i zwolnienia przedmiotowe)

Podatnicy sprzedający swoje towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, zobowiązani są prowadzić ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej możliwe jest przy tym do uzyskania, jeżeli:

wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł rocznie lub
całość zapłaty za usługi lub towary sprzedane w systemie wysyłkowym otrzymana została na rachunek bankowy bądź rachunek SKOK, a prowadzona dokumentacja pozwala na jednoznaczne ustalenie, jakiej konkretnie czynności dotyczyła zapłata, a w przypadku dostawy towarów w systemie wysyłkowym również: na czyją rzecz została dokonana.

Ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej można także skorzystać w zakresie pozostałych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.

Pamiętać trzeba jednak, że powyższych zwolnień, co do zasady, nie mogą zastosować przedsiębiorcy, wykonujący czynności, co do których przepisy nakazują ewidencjonowanie już od pierwszej sprzedaży (które wyszczególnione zostały w paragrafie 4 rozporządzenia).

Podstawa prawna: art. 111 ustawy o VAT, § 2-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz załącznik do tego rozporządzenia.