Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w wersji elektronicznej – od kiedy i dla kogo obowiązkowa?

Możliwość stosowania PKPiR w wersji elektronicznej nie zależy już wyłącznie od wyboru przedsiębiorcy. Od 2026 r. część podatników PIT musi prowadzić ją przy użyciu programu komputerowego, a od 2027 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.

Sprawdź, od kiedy nowe zasady zaczną dotyczyć Twojej firmy i kiedy po raz pierwszy trzeba przesłać JPK_PKPIR do urzędu skarbowego.

Jeszcze do niedawna podatkowa księga przychodów i rozchodów mogła być prowadzona zarówno w programie księgowym, jak i w formie papierowej. Obecne przepisy stopniowo wprowadzają jednak pełną elektronizację tej ewidencji. Zmiana następuje etapami, a właściwy termin zależy nie od wielkości firmy czy wysokości osiąganych przychodów, ale przede wszystkim od sposobu rozliczania VAT.

Trzeba przy tym odróżnić dwa obowiązki: bieżące prowadzenie PKPiR przy użyciu programu komputerowego oraz przesłanie po zakończeniu roku pliku JPK_PKPIR. Opisywane w niniejszym artykule zmiany nie oznaczają zatem comiesięcznej wysyłki księgi do urzędu skarbowego.

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów, określana najczęściej skrótem PKPiR, jest uproszczoną ewidencją podatkową służącą do rozliczania działalności gospodarczej. Na podstawie zapisów księgi przedsiębiorca ustala wysokość osiągniętego dochodu albo poniesionej straty, a następnie oblicza należny podatek dochodowy.

PKPiR służy przede wszystkim do ewidencjonowania przychodów i kosztów oraz ustalenia dochodu albo straty z działalności gospodarczej. Prowadzą ją, co do zasady, przedsiębiorcy rozliczający PIT według skali podatkowej albo podatkiem liniowym, jeżeli nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na czym polega prowadzenie PKPiR w wersji elektronicznej?

Elektroniczna PKPiR to podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona przy użyciu programu komputerowego. JPK_PKPIR jest natomiast ustrukturyzowanym plikiem XML, który odzwierciedla dane zapisane w tej księdze i pozwala przesłać je organowi podatkowemu w jednolitym formacie.

Nowy obowiązek nie polega jedynie na zastąpieniu papierowego wydruku plikiem na komputerze. Program powinien pozwalać na prawidłowe prowadzenie księgi zgodnie z obowiązującym wzorem oraz przygotowanie danych odpowiadających strukturze JPK_PKPIR.

Struktura JPK_PKPIR zawiera m.in. dane identyfikacyjne podatnika, informacje dotyczące roku podatkowego i spisu z natury, poszczególne zapisy księgi oraz sumy kontrolne. Z elektroniczną księgą powiązany jest także JPK_ST, obejmujący ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Warto pamiętać, że JPK_PKPIR nie jest tym samym co JPK_V7 ani KSeF. JPK_V7 dotyczy rozliczeń VAT, KSeF służy obsłudze faktur ustrukturyzowanych, a JPK_PKPIR przekazuje dane potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego. Systemy te są jednak ze sobą powiązane – w strukturze księgi przewidziano m.in. dane dotyczące numeru KSeF faktury.

Kto musi prowadzić elektroniczną PKPiR od 1 stycznia 2026 r.?

Pierwszy etap obejmuje przedsiębiorców rozliczających podatek dochodowy na podstawie PKPiR, którzy jednocześnie mają obowiązek przesyłania miesięcznego pliku JPK_V7M. Decydujące znaczenie ma zatem miesięczny sposób rozliczania VAT, a nie wysokość przychodów, liczba pracowników czy wielkość prowadzonej firmy.

Tak więc obowiązek stosowania PKPiR w wersji elektronicznej od 1 stycznia 2026 r. dotyczy podatników zobowiązanych do składania miesięcznego JPK_V7M. Od 1 stycznia 2027 r. obejmie natomiast wszystkich pozostałych podatników prowadzących PKPiR. Będą to przede wszystkim przedsiębiorcy składający kwartalny JPK_V7K oraz podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, którzy nie przesyłają ewidencji JPK_VAT.

Jakich przedsiębiorców dotyczy obowiązek prowadzenia PKPiR?

Obowiązek dotyczy podmiotów, które zgodnie z ustawą o PIT prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Są to przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz określone spółki osobowe, jeżeli ich wspólnikami są osoby fizyczne i nie prowadzą one ksiąg rachunkowych.

PKPiR mogą prowadzić w szczególności:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Warunkiem jest rozliczanie dochodu na zasadach właściwych dla PKPiR, czyli najczęściej według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzi PKPiR – prowadzi ewidencję przychodów i będzie przekazywał plik JPK_EWP.

Opisywany obowiązek nie zależy przy tym od tego, czy przedsiębiorca sam prowadzi księgowość, czy zlecił ją biuru rachunkowemu. W drugim przypadku to biuro może technicznie prowadzić ewidencję i przygotować plik, lecz warto wcześniej potwierdzić, czy używany system obsługuje aktualną strukturę JPK_PKPIR oraz JPK_ST.

Terminu wdrożenia JPK_PKPIR nie należy przy tym utożsamiać z harmonogramem obowiązkowego systemu KSeF. Są to odrębne obowiązki i inny harmonogram. Więcej o KSeF przeczytasz w naszym artykule „Krajowy System e-Faktur – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?”.

Kiedy i jakie pliki trzeba przekazać do urzędu skarbowego?

Samo prowadzenie elektronicznej PKPiR nie oznacza, że księgę trzeba przesyłać do urzędu skarbowego co miesiąc. Plik JPK_PKPIR przekazuje się po zakończeniu roku podatkowego, nie później niż w terminie przewidzianym na złożenie zeznania rocznego. Dla osoby fizycznej, której rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, będzie to, co do zasady, 30 kwietnia następnego roku.

Podatnik prowadzący PKPiR będzie przekazywał JPK_PKPIR, a jeżeli posiada środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne – również JPK_ST.

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem nie wysyła JPK_PKPIR, lecz ewidencję przychodów w strukturze JPK_EWP oraz odpowiednio JPK_ST.

Jak przygotować firmę do elektronicznej PKPiR?

Najważniejsze jest sprawdzenie, do której grupy należy przedsiębiorca oraz zapewnienie programu umożliwiającego prowadzenie PKPiR i wygenerowanie prawidłowego pliku JPK_PKPIR.

Przygotowań nie warto odkładać przy tym do terminu wysyłki, ponieważ obowiązek elektronicznego prowadzenia księgi dotyczy zapisów dokonywanych przez cały rok.

Przedsiębiorca powinien w tym kontekście w szczególności:

• ustalić, czy składa JPK_V7M, JPK_V7K, czy korzysta ze zwolnienia z VAT,
• sprawdzić, od którego roku obejmuje go obowiązek elektronicznego prowadzenia PKPiR,
• zweryfikować, czy wykorzystywany program księgowy obsługuje strukturę JPK_PKPIR(3) oraz JPK_ST,
• zadbać o prawidłowe dane kontrahentów i dokumentów, w tym NIP oraz numer KSeF (jeżeli został nadany),
• uzgodnić z biurem rachunkowym sposób zatwierdzania danych oraz podpisywania i wysyłki plików,
• zachować dokumenty źródłowe i kontrolować zgodność księgi z zeznaniem rocznym.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy do obowiązkowego prowadzenia PKPiR w wersji elektronicznej, zapraszamy do kontaktu.

Podsumowanie

Elektroniczna PKPiR jest obowiązkowa od 1 stycznia 2026 r. dla przedsiębiorców składających miesięczny JPK_V7M, a od 1 stycznia 2027 r. dla pozostałych podatników prowadzących tę księgę. Księgę prowadzi się przy tym komputerowo przez cały rok, natomiast JPK_PKPIR oraz – gdy ma zastosowanie – JPK_ST przesyła się dopiero po zakończeniu roku, w terminie złożenia zeznania PIT.

Dla wielu przedsiębiorców oznacza to definitywne odejście od papierowej PKPiR. Warto wcześniej sprawdzić program księgowy i zasady współpracy z biurem rachunkowym, ponieważ przygotowanie pliku rozpoczyna się w praktyce już przy pierwszym zapisie w księdze.

Podstawa prawna

• art. 24a ust. 1, 1e–1g i ust. 2 ustawy o PIT,
• art. 193a § 2–3 ustawy – Ordynacja podatkowa,
• rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.