Czy brak faktury przekreśla możliwość odliczenia podatku VAT?

Faktura stanowi podstawowy dokument służący wykazaniu i realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których przedsiębiorca rzeczywiście kupił towar lub usługę, zapłacił cenę wraz z VAT i wykorzystuje zakup w działalności opodatkowanej, ale nie posiada faktury.

Czy w takim przypadku prawo do odliczenia VAT definitywnie przepada?

Niekoniecznie. W praktyce bowiem brak faktury nie zawsze oznacza utratę samego prawa do odliczenia VAT. Trzeba jednak odróżnić materialne przesłanki tego prawa od formalnych warunków jego wykonania. Odliczenie VAT bez faktury należy przy tym traktować jako sytuację wyjątkową, wymagającą odpowiednio mocnych dowodów potwierdzających rzeczywisty przebieg transakcji.

Kiedy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT?

Podstawę prawną do odliczenia podatku naliczonego stanowi art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Dla powstania prawa do odliczenia konieczne jest zatem spełnienie określonych przesłanek materialnych. Przede wszystkim transakcja musi mieć charakter rzeczywisty, a nabyte towary lub usługi powinny pozostawać w związku z działalnością opodatkowaną podatnika. Znaczenie ma również status stron transakcji oraz to, czy dane nabycie rzeczywiście podlegało opodatkowaniu VAT.

W praktyce należy więc ustalić przede wszystkim, czy:

• rzeczywiście doszło do dostawy towaru albo wykonania usługi,
• transakcja podlegała opodatkowaniu VAT,
• nabywca występował w ramach tej transakcji w charakterze podatnika VAT,
• nabyte towary lub usługi pozostają w związku z wykonywanymi przez niego czynnościami opodatkowanymi.

Są to tzw. materialne przesłanki prawa do odliczenia. Ich spełnienie przesądza o istnieniu tego prawa, natomiast odrębną kwestią pozostają wymogi formalne związane z jego wykonaniem, w tym przede wszystkim posiadanie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego transakcję.

Więcej o tym, jak działa podatek VAT, czym różni się VAT należny od naliczonego i kiedy przedsiębiorca może odliczać VAT od zakupów, pisaliśmy w artykule  Zakładam działalność – czy rejestrować się na VAT?

Czy faktura jest konieczna do odliczenia VAT?

Obok materialnych przesłanek prawa do odliczenia przepisy przewidują również warunki formalne związane z jego realizacją.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi, co do zasady, suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT wskazuje natomiast na to, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ustawa wiąże zatem możliwość wykonania prawa do odliczenia z posiadaniem dokumentu potwierdzającego daną transakcję. W praktyce to faktura jest przy tym podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość podatku naliczonego oraz umożliwiającym podatnikowi realizację prawa do jego odliczenia.

Należy jednak odróżnić samo powstanie prawa do odliczenia od formalnych warunków jego wykonania. Faktura, co do zasady, nie kreuje bowiem tego prawa, lecz dokumentuje transakcję, z którą prawo to jest związane.

Praktyka pokazuje przy tym, że rozróżnienie to nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji, gdy podatnik nie dysponuje fakturą, ale jest w stanie wykazać rzeczywisty przebieg transakcji oraz spełnienie materialnych przesłanek prawa do odliczenia za pomocą innych dowodów.

Więcej o momencie powstania obowiązku podatkowego w VAT oraz jego znaczeniu dla rozliczenia podatku pisaliśmy w artykule Obowiązek podatkowy w PIT i VAT – kiedy powstaje? Momenty podatkowe a KSeF.

Brak faktury a odliczenie VAT – co stwierdził TSUE?

Istotne znaczenie dla omawianego zagadnienia ma wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 21 listopada 2018 r. w sprawie C-664/16 Vădan.

Sprawa dotyczyła podatnika, który zamierzał skorzystać z prawa do odliczenia VAT od poniesionych wydatków, mimo że nie dysponował fakturami dokumentującymi część dokonanych zakupów. Wysokość tych wydatków oraz odpowiadającego im podatku próbował wykazać m.in. za pomocą opinii biegłego.

TSUE po raz kolejny wyraźnie rozróżnił materialne przesłanki prawa do odliczenia od wymogów o charakterze formalnym. Z punktu widzenia zasady neutralności VAT zasadnicze znaczenie ma bowiem to, czy podatnik rzeczywiście dokonał nabycia towarów lub usług, czy transakcja podlegała opodatkowaniu oraz czy zakup pozostawał w związku z działalnością dającą prawo do odliczenia.

Nie oznacza to jednak, że brak faktury pozostaje bez znaczenia. Ciężar wykazania okoliczności uzasadniających prawo do odliczenia spoczywa na podatniku, który powinien przedstawić obiektywne i wiarygodne dowody pozwalające na odtworzenie rzeczywistego przebiegu transakcji.

Trybunał wskazał jednocześnie, że samo oszacowanie wartości zakupów lub wysokości podatku nie jest wystarczające. Jeżeli podatnik nie posiada faktur ani innych dokumentów pozwalających zweryfikować konkretną transakcję, nie może oprzeć prawa do odliczenia wyłącznie na kalkulacji sporządzonej przez biegłego.

Z wyroku Vădan wynika więc istotny praktyczny wniosek: brak faktury nie musi automatycznie prowadzić do utraty prawa do odliczenia, ale nie zwalnia podatnika z obowiązku wykazania, na podstawie innych obiektywnych dowodów, że materialne przesłanki tego prawa zostały rzeczywiście spełnione.

Najnowszy wyrok NSA – czy inny dokument może zastąpić fakturę?

Do problemu braku faktury odniósł się również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 lutego 2026 r. o sygn. I FSK 949/23.

Sprawa dotyczyła transakcji dotyczącej nieruchomości, w której podatnik nie dysponował fakturą, natomiast szczegółowe informacje o transakcji wynikały z aktu notarialnego.

NSA zwrócił uwagę, że faktura pełni przede wszystkim funkcję formalną i dowodową – potwierdza zaistnienie transakcji, ale sama nie kreuje prawa do odliczenia. Istotne może być więc również to, czy inny dokument pozwala jednoznacznie ustalić rzeczywisty przebieg transakcji, w tym jej strony, przedmiot, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę VAT.

Znaczenie tego orzeczenia jest jednak istotne – pokazuje, że przy ocenie prawa do odliczenia nie zawsze można poprzestać wyłącznie na stwierdzeniu, że podatnik nie posiada faktury. Trzeba również zbadać, czy z innych wiarygodnych dokumentów można ustalić rzeczywisty przebieg transakcji i spełnienie materialnych przesłanek prawa do odliczenia VAT.

Przykład

Spółka kupuje nieruchomość przeznaczoną do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT. Sprzedawca nie przekazuje jej faktury, ale transakcja została szczegółowo opisana w akcie notarialnym, w którym wskazano strony, przedmiot sprzedaży, cenę netto oraz kwotę VAT. Cena została zapłacona przelewem.

W takim przypadku podatnik dysponuje znacznie mocniejszym materiałem dowodowym niż w sytuacji, gdy posiada jedynie potwierdzenie przelewu. Nie oznacza to automatycznie, że odliczenie VAT bez faktury będzie bezsporne ani nie usuwa wymogu wynikającego z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, ale istnieją podstawy do oceny prawa do odliczenia również na podstawie innych dokumentów potwierdzających transakcję.

Jakie dokumenty mogą mieć znaczenie, gdy brakuje faktury?

Nie istnieje jeden zamknięty katalog dokumentów, które mogą potwierdzić transakcję. Ich znaczenie zależy od rodzaju zakupu i okoliczności konkretnej sprawy.

Poniżej przedstawiamy więc jedynie przykłady dokumentów mogących potwierdzać poszczególne elementy transakcji:

Warto przy tym pamiętać, że znaczenie ma przede wszystkim całość zgromadzonego materiału dowodowego.

Przykładowo sam przelew może potwierdzić bowiem przekazanie pieniędzy określonemu podmiotowi, ale najczęściej nie pozwoli ustalić, czego dokładnie dotyczyła płatność, czy transakcja podlegała VAT ani jaka była dokładna kwota podatku.

Co zrobić, gdy faktury nie ma?

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy faktura w ogóle nie została wystawiona, czy jedynie podatnik nie ma już do niej dostępu. Jeżeli faktura została wystawiona, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest jej odzyskanie – np. od kontrahenta (przykładowo w formie duplikatu – jeżeli pierwotna faktura została wystawiona, ale uległa zagubieniu czy zniszczeniu) albo z systemu, w którym została wystawiona lub odebrana (np. z KSeF).

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy uzyskanie faktury rzeczywiście nie jest możliwe. Wtedy kluczowe znaczenie ma to, czy pozostałe dokumenty pozwalają jednoznacznie odtworzyć przebieg transakcji. W szczególności powinny przy tym pozwalać na ustalenie sprzedawcy i nabywcy, przedmiotu oraz wartości transakcji, jej rzeczywistego wykonania, a także stawki i kwoty VAT. Trzeba również wykazać, że transakcja została dokonana przez podatnika VAT, a zakup miał związek z działalnością opodatkowaną nabywcy.

Im pełniejszy i bardziej spójny materiał dowodowy, tym silniejsze podstawy do obrony prawa do odliczenia. Odliczenie VAT bez faktury powinno jednak pozostać rozwiązaniem wyjątkowym, a nie standardowym sposobem rozliczania podatku.

Podsumowanie

Brak faktury nie zawsze definitywnie przekreśla możliwość odliczenia podatku VAT. Co do zasady faktura pozostaje przy tym podstawowym dokumentem służącym wykonaniu prawa do odliczenia.

Orzecznictwo TSUE pokazuje jednak, że przy ocenie tego prawa znaczenie mają również materialne okoliczności transakcji i obiektywne dowody potwierdzające jej rzeczywisty przebieg. Jednocześnie samo oszacowanie wysokości poniesionego wydatku lub podatku nie jest wystarczające.

Także najnowsze orzeczenie NSA wskazuje, że w szczególnych okolicznościach istotne znaczenie może mieć dokument inny niż faktura, np. szczegółowy akt notarialny. Nie tworzy to jednak ogólnej zasady pozwalającej swobodnie zastępować fakturę innymi dokumentami.

W praktyce każdorazowo trzeba więc ocenić, czy dostępne dokumenty pozwalają jednoznacznie wykazać rzeczywistą transakcję, wysokość VAT oraz związek zakupu z działalnością opodatkowaną.

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w ocenie prawa do odliczenia VAT albo prawidłowości dokumentowania konkretnej transakcji, zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna

• art. 86 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 1 lit. a, a także art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT;
• wyrok TSUE z 21 listopada 2018 r., C-664/16 Vădan;
• wyrok NSA z 13 lutego 2026 r., I FSK 949/23.