Spółka z o.o. a ZUS — czy wspólnicy i prezes muszą płacić składki?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników, takich jak forma zatrudnienia, status prawny wspólnika czy nawet liczba udziałów w spółce. W artykule wyjaśniamy, kiedy powstaje obowiązek składkowy, a kiedy nie trzeba się nim przejmować.

Kto w spółce z o.o. podlega obowiązkowi opłacania składek ZUS?

W spółce z o.o. obowiązek opłacania składek ZUS nie dotyczy wszystkich zainteresowanych w taki sam sposób. Wspólnicy, czyli osoby posiadające udziały w spółce nie są objęci obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Wyjątek stanowią wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o., którzy są traktowani jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i muszą opłacać składki społeczne ZUS oraz składkę zdrowotną.

Prezes i pozostali członkowie zarządu mogą być objęci obowiązkiem składkowym, ale nie muszą. Zależy to od tego, jaka jest podstawa współpracy członków zarządu ze spółką — umowa o pracę, zlecenia, kontrakt managerski czy uchwała zgromadzenia wspólników.

Jak widać, każda sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie, a całą sytuację może komplikować jednoczesny status wspólnika i członka zarządu oraz inne tytuły do objęcia składkami społecznymi. Poniżej szczegółowo analizujemy poszczególne przypadki.

Czy wspólnicy spółki z o.o. muszą płacić ZUS?

Wspólnicy spółki z o.o. co do zasady nie podlegają obowiązkowi opłacania składek ZUS z tytułu samego posiadania udziałów w spółce. Warunkiem jest to, aby byli wspólnikami w wieloosobowej spółce z o.o., a więc w spółce powinno być co najmniej 2 wspólników.

Tym samym, jeżeli w spółce jest co najmniej 2 wspólników, a wspólnik nie pełni w spółce innych funkcji, nie zawarł umowy o pracę ani nie świadczy usług na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło, nie musi odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wspólnik w takiej sytuacji nie jest traktowany jako przedsiębiorca.

Jednak wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o.o. W takim przypadku jedyny wspólnik, będący jednocześnie właścicielem całej spółki, podlega obowiązkowi opłacania składek ZUS. Jest traktowany jako osoba prowadzącą działalność gospodarczą.

Zdarza się, że ZUS ma wątpliwości co do statusu wieloosobowych spółek z o.o. i uważa, że pomimo udziału 2 wspólników spółka wciąż jest jednoosobowa. Więcej pisaliśmy o tym w naszym artykule: jednoosobowa spółka z o.o. a ZUS

Zasady opłacania ZUS przez prezesa spółki z o.o.

Prezes spółki z o.o. (a także każdy inny członek zarządu) może podlegać obowiązkowi opłacania składek ZUS, ale zależy to od formy, w jakiej pełni swoją funkcję. W przypadku zatrudnienia prezesa na podstawie umowy o pracę obowiązkowe jest odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tak samo, jak dla każdego innego pracownika. W tej sytuacji spółka działa jako pracodawca i ma obowiązek opłacać za prezesa składki do ZUS. Należy przy tym pamiętać o zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych — jeżeli członek zarządu opłaca już składki od wynagrodzenia w określonej wysokości na podstawie innego tytułu np. innej umowy o pracę, to obowiązek ich zapłaty w ramach spółki nie powstanie.

Podobnie będzie w przypadku zawarcia umowy zlecenia lub kontraktu managerskiego z członkiem zarządu. Spółka również będzie płatnikiem składek społecznych ZUS i składki zdrowotnej. W tym przypadku również należy przeanalizować inne tytuły członka zarządu do ubezpieczeń społecznych.

Jeśli jednak członek zarządu pełni swoją funkcję wyłącznie na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, która przyznaje mu wynagrodzenie i nie zawarł dodatkowej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, to obowiązek opłacania składek społecznych ZUS nie powstanie. Powołanie samo w sobie nie tworzy stosunku pracy ani zlecenia, co oznacza, że nie wiąże się z koniecznością uiszczania składek na ubezpieczenia społeczne. Wciąż jednak trzeba będzie odprowadzać składkę zdrowotną.

Różnice w składkach ZUS dla jednoosobowej i wieloosobowej spółki z o.o.

Różnice w składkach ZUS pomiędzy jednoosobową a wieloosobową spółką z o.o. wynikają głównie z różnego statusu wspólników w obu typach spółek. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., gdzie jeden wspólnik jest właścicielem całej spółki, obowiązują go przepisy podobne do tych, które stosuje się wobec osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Oznacza to, że taki wspólnik musi opłacać składki ZUS, w tym składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, nawet jeśli formalnie nie ma zatrudnienia w spółce.

Więcej na temat składek ZUS w jednoosobowej spółce z o.o. mogą Państwo przeczytać w naszym artykule: jednoosobowa spółka z o.o. – jakie są z nią problemy?

W spółce wieloosobowej sytuacja wygląda inaczej. Wspólnicy takiej spółki nie podlegają obowiązkowi opłacania składek ZUS z samego tytułu posiadania udziałów w spółce. Nie są traktowani jak przedsiębiorcy, a więc nie mają takiego obowiązku, chyba że wykonują dodatkowe funkcje, np. pracują w spółce na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub pełnią funkcję członka zarządu na podstawie umowy cywilnoprawnej. W takim przypadku składki muszą być odprowadzane zgodnie z przepisami dotyczącymi zatrudnienia, jednak samo bycie wspólnikiem w spółce wieloosobowej nie nakłada obowiązku opłacania składek ZUS.

W skrócie, w jednoosobowej spółce z o.o. wspólnik musi płacić składki ZUS, podczas gdy w spółce wieloosobowej obowiązek ten dotyczy tylko sytuacji, gdy wspólnicy są zatrudnieni lub świadczą usługi na rzecz spółki na podstawie różnych umów.

Alternatywy dla opłacania ZUS w spółce z o.o.

W spółce z o.o. istnieje kilka alternatyw dla opłacania składek ZUS, które mogą być atrakcyjne dla wspólników i członków zarządu, poszukujących sposobów na optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Jedną z najczęściej stosowanych opcji jest wynagrodzenie z tytułu powołania do zarządu, które nie wymaga podpisania umowy o pracę ani umowy zlecenia. Pełnienie funkcji i pobieranie wynagrodzenia na podstawie powołania nie rodzi obowiązku opłacania składek społecznych ZUS (przy czym składka zdrowotna jest uiszczana), co może znacząco obniżyć koszty operacyjne spółki.

Kolejną alternatywą jest świadczenie usług na rzecz spółki przez wspólników lub członków zarządu na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Umowa o dzieło, w przeciwieństwie do umowy zlecenia, nie wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek ZUS, co czyni ją korzystną formą współpracy w niektórych przypadkach. Warto jednak pamiętać, że taka umowa powinna dotyczyć konkretnego rezultatu pracy, a jej zastosowanie może być ograniczone w przypadku stałych lub powtarzalnych zadań.

Niektórzy przedsiębiorcy rozważają również współpracę z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą (tzw. samozatrudnienie). Współpraca w tej formie, szczególnie jeśli dotyczy wspólnika spółki z o.o., może być elastycznym rozwiązaniem. Należy jednak pamiętać o podstawowych zasadach takiej współpracy jak choćby rzeczywiste zapotrzebowanie spółki na daną usługę, faktyczne jej wykonywanie czy rynkowy charakter rozliczeń.

Ostatecznie, wybór alternatywy zależy od specyfiki działalności spółki i indywidualnej sytuacji wspólników lub członków zarządu. Ważne jest jednak, aby każda z opcji była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, a optymalizacja składek nie wiązała się z ryzykiem naruszenia choćby zasad prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Zwolnienia z ZUS – kiedy możliwe w spółce z o.o.?

Zwolnienia z opłacania składek ZUS w spółce z o.o. są możliwe w określonych przypadkach, jednak dotyczą one specyficznych sytuacji i nie są dostępne dla wszystkich członków spółki. Jednym z kluczowych przykładów jest zwolnienie z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenia społeczne dla osób pełniących funkcje w zarządzie na podstawie powołania. Jeśli prezes lub członek zarządu nie jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę ani umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie), to nie podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych. Obowiązuje wówczas wyłącznie składka zdrowotna naliczana od wypłacanego wynagrodzenia.

Zwolnienia z ZUS mogą także dotyczyć wspólników, którzy nie wykonują żadnych czynności na rzecz spółki i nie są w niej formalnie zatrudnieni. Posiadanie udziałów w spółce z o.o. nie rodzi automatycznego obowiązku opłacania składek ZUS, o ile wspólnicy nie pełnią funkcji operacyjnych i nie mają umów o pracę lub zlecenia.

Innym przypadkiem mogą być tzw. „preferencyjne składki” dla nowych przedsiębiorców, dostępne dla osób, które dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą i spełniają określone warunki. Choć te preferencje dotyczą zazwyczaj jednoosobowych działalności gospodarczych, istnieją sytuacje, w których wspólnik spółki z o.o. prowadzący równocześnie własną działalność może korzystać z obniżonych składek społecznych ZUS.

Więcej pisaliśmy o tym w naszym artykule: jednoosobowa spółka z o.o. a ZUS

Skutki niepłacenia składek ZUS przez wspólników i prezesa

Niepłacenie składek ZUS przez wspólników i prezesa spółki z o.o. może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych zarówno dla samej spółki, jak i dla osób pełniących funkcje zarządcze. Przede wszystkim, jeśli spółka ma obowiązek odprowadzania składek (np. w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. lub zatrudnienia na umowę o pracę), a tego nie robi, ZUS może naliczyć zaległości wraz z odsetkami za każdy dzień zwłoki. W przypadku kontroli brak opłaconych składek może skutkować koniecznością uiszczenia całej zaległej kwoty w jednym czasie, co może znacząco obciążyć finansowo spółkę lub osobę odpowiedzialną. Dodatkowo niepłacenie składek ZUS wiąże się z utratą ochrony ubezpieczeniowej, co oznacza, że osoba, która nie opłaca składek, nie będzie mogła korzystać z pełnych świadczeń zdrowotnych oraz nie otrzyma zasiłku chorobowego, macierzyńskiego czy emerytalnego. Wspólnicy i prezes, którzy nie płacą składek, mogą również nie mieć prawa do świadczeń z tytułu wypadków przy pracy, co może być szczególnie ryzykowne w przypadku prowadzenia działalności operacyjnej.

Podstawa prawna: art. 6, art. 13-14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 201-202 k.s.h.

Polub nas na
Facebooku!