Logowanie do KSeF – jak uzyskać dostęp do KSeF i jak nadać uprawnienia?

W kolejnym artykule poświęconym Krajowemu Systemowi e-Faktur opisujemy proces logowania do KSeF-u, wskazując krok po kroku jak uzyskać dostęp do tego systemu oraz jak nadać uprawnienia wybranym pracownikom, księgowej czy biuru rachunkowemu. Zapraszamy do lektury.

KSeF – co to jest i kto musi korzystać z KSeF? Obowiązkowe faktury w KSeF 2026 (e-Fakturowanie)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to przygotowany przez Ministerstwo Finansów ogólnopolski system służący do wystawiania, udostępniania, przechowywania i odbierania e-Faktur.

Więcej o tym, czym jest Krajowy System e-Faktur i dla kogo dokładnie stanie się obowiązkowy w przyszłym roku pisaliśmy w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r., do którego lektury serdecznie zapraszamy.

Logowanie do KSeF krok po kroku. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – jak się zalogować i jak uzyskać dostęp do KSeF? Opcje uwierzytelnienia w KSeF (Aplikacji Podatnika KSeF) i formularz ZAW-FA

Jak widać czasu do uzyskania dostępu do systemu KSeF i nadania stosownych uprawnień wybranym pracownikom czy księgowemu wcale nie ma już zbyt dużo.

Nie tracąc ani chwili dłużej wskażmy więc w jaki sposób zalogować się do KSeF!

Krajowy System e-Faktur pozwala na zalogowanie przy pomocy:

• Kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
• Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (spółki, które nie mają takiej pieczęci muszą wskazać konkretną osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z systemu KSeF za pomocą formularza ZAW-FA złożonego do właściwego urzędu skarbowego);
• Profilu zaufanego;
• Dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.

Bez względu na wybraną opcję w kolejnym kroku system poprosi nas o wybranie identyfikatora, tj. NIP-u firmy, Identyfikatora wewnętrznego lub numeru VAT-UE.

Po zaznaczeniu wybranej opcji oraz wpisaniu właściwego numeru pozostaje już tylko kliknięcie przycisku „Uwierzytelnij” oraz dokończenie logowania w systemie KSeF.

Token KSeF i certyfikat KSeF – czym są? Komercyjny program księgowy a KSeF

Po jednokrotnym przejściu opisanej wyżej procedury i prawidłowym uwierzytelnieniu kolejne uwierzytelnienia w systemie KSeF będą mogły odbyć się także przy użyciu:

• Tokena KSeF, czyli unikalnego, wygenerowanego przez system KSeF ciągu znaków, przypisanego do konkretnego podatnika lub podmiotu uprawnionego, który będzie potwierdzał posiadane uprawnienia powiązane z wygenerowanym tokenem;
• Certyfikatu KSeF, który składa się z kolei z dwóch plików, w tym klucza prywatnego do uwierzytelnienia w KSeF (ewentualnie do podpisania linku do weryfikacji wystawcy) oraz pliku crt – zabezpieczonych samodzielnie nadanym hasłem.

Token KSeF i certyfikat KSeF mogą służyć do późniejszego logowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Szczególnie użyteczne będą jednak w przypadku korzystania z oprogramowania komercyjnego. Pozwolą bowiem na połączenie takiego oprogramowania z KSeF-em przy znaczącym skróceniu drogi do logowania do ogólnokrajowego systemu.

Nadawanie uprawnień do KSeF, czyli jak nadać dostęp w KSeF dla biura rachunkowego, księgowej, pracownika lub innego podmiotu? Rodzaje uprawnień w KSeF (w tym dostęp do faktur) i zarządzanie uprawnieniami

Nadanie uprawnień w KSeF możliwe jest natomiast po zalogowaniu się w systemie w panelu Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) i przejściu do zakładki „Uprawnienia” (widocznej po lewej stronie) oraz zaznaczeniu z rozwiniętej listy opcji „Nadaj uprawnienie”.

Możliwe jest nadanie następujących rodzajów uprawnień:

• Osobie fizycznej do pracy w KSeF (np. właścicielowi biura rachunkowego, które nas obsługuje czy wybranemu pracownikowi);
• Osobie fizycznej do pracy dla klienta;
• Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów;
• Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania;
• Do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy;
• Podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR;
• Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur (np. firmie rachunkowej, która nas obsługuje);
• Dostawcy usług Peppol do wystawiania faktur PEF.

Bez względu na wybraną opcję w kolejnym kroku należy wpisać dane podmiotu lub osoby, której chcemy nadać uprawnienia oraz wybrać dokładny zakres tych uprawnień.

Tę drugą czynność dokonujemy poprzez zaznaczenie z widocznej listy wybranych opcji, którymi w konkretnych przypadkach mogą być uprawnienia do:

• Wystawiania faktur;
• Przeglądania faktur;
• Przeglądania uprawnień;
• Przeglądania historii sesji (generowania UPO);
• Zarządzania jednostkami podrzędnymi.

W niektórych przypadkach możliwe jest także nadanie uprawnienia (np. do wystawiania czy przeglądania faktur) z prawem do dalszego przekazywania tego uprawnienia.

Podsumowanie: Logowanie do KSeF – jak uzyskać dostęp do KSeF i jak nadać uprawnienia?

Logowanie do systemu KSeF możliwe jest przy wykorzystaniu: kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, dowodu osobistego z warstwą elektroniczną, profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, a także przy użyciu wygenerowanego tokenu KSeF lub certyfikatu KSeF.

Spółki, które nie mają pieczęci kwalifikowanej, w celu pierwszego zalogowania w systemie KSeF za pomocą zawiadomienia ZAW-FA muszą wskazać osobę fizyczną, która będzie uprawniona do korzystania z systemu i nada dalsze uprawnienia.

Uprawnienia te nadaje się natomiast po zalogowaniu się w panelu Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF, przejściu do zakładki „Uprawnienia” oraz zaznaczeniu z rozwiniętej listy opcji „Nadaj uprawnienie”.

Możliwe jest nadanie uprawnień konkretnym osobom fizycznym oraz podmiotom w dowolnie wybranym zakresie (mogącym być bardzo szerokim lub obejmować tylko wybrane czynności, np. wystawianie czy przeglądanie faktur).

Jesteś na etapie wdrażania systemu KSeF w swojej firmie?

W takim razie zapraszamy do lektury pozostałych artykułów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, które opublikowaliśmy w ostatnim czasie na naszym blogu. W szczególności polecamy natomiast artykuł Krajowy System e-Faktur – jak działa? Proces wdrożenia KSeF w firmie – krok po kroku.

Jeżeli informacje w nim zawarte nie będą dla Ciebie wystarczające – jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa to kompleksowe wsparcie księgowe i pomoc z wdrożeniem KSeF-u w każdej firmie.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 106e ust. 1 pkt 2, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106j ust. 2, art. 106m ust. 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106r, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1 i 1a, art. 106na, art. 106nb, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112aa ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 roku, § 2, § 3, § 5, § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, projekt Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.