Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę

Nie ma wątpliwości, że jednoosobową działalność gospodarczą można przekształcić w spółkę handlową. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę, że można to zrobić za pomocą różnych sposobów. Każdy z nich powoduje inne skutki prawne i podatkowe. Poniżej przedstawiamy różnice między przekształceniem kodeksowym, aportem przedsiębiorstwa oraz ręcznym przeniesieniem biznesu. Sprawdź, który sposób przekształcenia jednoosobowej działalności będzie dla Ciebie najkorzystniejszy!

Dlaczego warto przekształcić jednoosobową działalność w spółkę?

Przed przekształceniem działalności w spółkę przedsiębiorca powinien dokładnie zastanowić się nad wyborem konkretnego typu spółki. Niemal każda ze spółek handlowych różni się sposobem opodatkowania, efektywnymi stawkami podatkowymi, strukturą wspólników, zakresem ponoszonej odpowiedzialności czy wymogami kapitałowymi.

Niemniej, wśród zalet przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę handlową najczęściej wymienia się:

• Ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ponosi odpowiedzialność za zobowiązania całym swoim majątkiem. W przypadku „wyczerpania się” majątku firmowego, przedsiębiorca musi pokryć długi związane z działalnością ze swojego prywatnego majątku, np. prywatnej nieruchomości.

Niektóre typy spółek dają możliwość ograniczenia ponoszonej odpowiedzialności za długi spółek. Częstym wyborem jest w tym kontekście spółka z o.o. Trzeba jednak pamiętać, że przekształcenie jednoosobowej działalności nie w każdym przypadku wyłącza odpowiedzialność za długi spółki. W przypadku niektórych typów spółek tylko wybrane kategorie wspólników mogą uniknąć ponoszenia odpowiedzialności za długi spółki (chociaż zwykle i tak istnieją wyjątki od tej zasady). Warto wybór konkretnej spółki skonsultować z ekspertem.

• Korzystniejsze opodatkowanie spółki

Zmiany, które wprowadził Polski Ład często skutkują zwiększeniem opodatkowania prowadzonych jednoosobowych działalności gospodarczych. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, którzy nie mogą lub którym nie opłaca się przejście na ryczałtowe opodatkowanie. Oprócz podatku dochodowego, przedsiębiorcy są zobowiązani do płacenia składki zdrowotnej a po przekroczeniu pewnego stopnia dochodów – również daniny solidarnościowej. W skrajnych przypadkach efektywne opodatkowanie może wynieść ponad 40% uzyskiwanego dochodu.

Pomimo „podwójnego opodatkowania” wielu typów spółek (podatek płacony najpierw przez spółkę jako podatnika podatku od osób prawnych oraz podatek dochodowy przy wypłacie dywidendy), wciąż mogą wypadać korzystniej niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Wynika to z wielu preferencji podatkowych dla poszczególnych wspólników. Większość spółek może również wybrać opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek czyli tzw. estońskim CIT. W dużym uproszczeniu, ten rodzaj opodatkowania pozwala na nieuiszczanie podatku dochodowego aż do momentu wypłaty dywidendy.

• Możliwość zaplanowania sukcesji

Od kilku lat przepisy pozwalają na ustanowienie zarządcy sukcesyjnego w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Jest to osoba, która tymczasowo będzie kierowała przedsiębiorstwem w razie śmierci przedsiębiorcy. Co do zasady, zarząd jest wykonywany do czasu uregulowania formalności spadkowych. Powołanie takiej osoby nie jest jednak tożsame z przemyślanym uregulowaniem zasad, które będą  obowiązywały następców przedsiębiorcy.

Sukcesja to złożony proces, który wymaga rozważenia wielu czynników związanych ze specyfiką danej działalności. Zwykle jest to też stopniowy proces, w którym następcy są włączani w prowadzoną działalność na różnych szczeblach. Stąd wielu z naszych klientów wybiera formę spółki z uwagi na łatwiejsze zaplanowanie przekazania działalności swoim następcom. Prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności nie daje bowiem tylu możliwości co np. spółka z o.o.

• Przygotowanie do łatwej sprzedaży prowadzonego biznesu

Forma jednoosobowej działalności gospodarczej nie sprzyja również planowanej sprzedaży biznesu. Rozliczenie dochodów ze sprzedaży przedsiębiorstwa może okazać się dużo mniej korzystne niż w przypadku sprzedaży spółki. Inną przeszkodą w sprzedaży jednoosobowej działalności może okazać się konieczność przeniesienia na inwestora decyzji administracyjnych wydanych uprzednio na przedsiębiorcę oraz zawartych umów. Czasami może okazać się to niemożliwe. Zdarza się, że przedsiębiorca i inwestor umawiają się na częściową sprzedaż firmy. Taka transakcja również może okazać się niekorzystna w przypadku jednoosobowej działalności.

Przed sprzedażą firmy warto więc pomyśleć o jej przekształceniu, zwłaszcza w spółkę z o.o. Jest to najbardziej popularna forma prawna dla sprzedaży prowadzonego biznesu. Pozwala na korzystniejsze opodatkowanie sprzedaży oraz jest bardziej elastyczna w przypadku stopniowego przejmowania działalności przez kupującego.

Jak przekształcić jednoosobową działalność w spółkę?

Często pojęcie przekształcenia jednoosobowej działalności kojarzy się wyłącznie z przekształceniem kodeksowym działalności w spółkę. W praktyce, skutek w postaci kontynuowania działalności w formie spółki handlowej można osiągnąć także za pomocą dwóch innych rozwiązań. Każde z nich – przekształcenie kodeksowe, wniesienie przedsiębiorstwa aportem do spółki lub ręczne przenoszenie biznesu na spółkę – wiąże się z innymi skutkami prawnymi i podatkowymi. Niektóre z tych modeli pociągają za sobą większe ryzyko, zwłaszcza w kontekście podatkowym. Poniżej krótko charakteryzujemy każdą z tych opcji.

Kodeksowe przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę

W wyniku tego rodzaju przekształcenia powstaje spółka, której przysługują wszystkie prawa i obowiązki przekształcanego przedsiębiorcy. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność może przekształcić się w jednoosobową spółkę z o.o., prostą spółkę akcyjną lub spółkę akcyjną. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorcy zależy na prowadzeniu działalności np. w formie spółki komandytowo-akcyjnej, to wybierając ten sposób przekształcenia będzie musiał przekształcić się dwukrotnie. O tym jak przebiega kodeksowe przekształcenie pisaliśmy w naszym artykule Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o. w 5 krokach

• Co z decyzjami administracyjnymi (w tym koncesjami)?

Spółka przekształcona staje się z mocy prawa podmiotem wszelkich zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem. Nie trzeba więc występować o ponowne wydanie decyzji. Wyjątki mogą wynikać z treści samej decyzji lub przepisów szczególnych.

• Co z umowami cywilnoprawnymi?

Nie trzeba ponownie zawierać umów, ani ich aneksować. Nie trzeba także uzyskiwać zgody drugich stron umów na przekształcenie.

• Co z pracownikami?

Pracownicy przedsiębiorcy stają się pracownikami spółki przekształconej. Nie mają z tego powodu specjalnych uprawnień, np. do wcześniejszego rozwiązania umowy. Nie ma potrzeby ich zawiadamiania, jednak zwyczajowo warto to zrobić.

• Czy spółka kontynuuje rozliczenia podatkowe?

W wyniku przekształcenia następuje sukcesja podatkowa jednak wyłącznie w zakresie praw, a nie obowiązków. Obowiązki podatkowe nie przejdą więc na spółkę. Nie nastąpi także sukcesja praw, których kontynuacja jest wykluczona przez przepisy dotyczące opodatkowania danej spółki.

• Ile trwa przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Przekształcenie przedsiębiorcy trwa zwykle od 2 do 3 miesięcy, przy czym zdarzają się przypadki przekształcenia jednoosobowej działalności w ok. 30 dni. Na długość całego procesu wpływa wiele czynników – zakres weryfikacji stanu przedsiębiorstwa, sprawność działania przedsiębiorcy, biegłego rewidenta, księgowości, prawników i samego sądu rejestrowego.

• Jakie są koszty przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

Koszty obejmują koszty notarialne (sporządzenia planu przekształcenia oraz oświadczenia o przekształceniu), sprawozdania finansowego, wynagrodzenie biegłego rewidenta, koszty sądowe, podatek od czynności cywilnoprawnych oraz koszty obsługi prawno-podatkowej procesu. Więcej o kosztach przekształcenia pisaliśmy w naszym artykule Jakie są koszty przekształcenia w spółkę z o.o.?

Aport przedsiębiorstwa do spółki

Przedsiębiorstwo rozumiane jako zespół składników materialnych i niematerialnych, używany do prowadzenia działalności gospodarczej może być wniesione do spółki jako aport (wkład niepieniężny). Co istotne, tak rozumiane przedsiębiorstwo można wnieść do spółki w drodze jednej czynności prawnej, bez potrzeby osobnego przenoszenia poszczególnych składników majątku.

W porównaniu do kodeksowego przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, w tym przypadku przedsiębiorca nie jest ograniczony typem spółki, do której wniesienie aport. Może to być spółka osobowa (np. spółka jawna, spółka komandytowa lub komandytowo-akcyjna) lub spółka kapitałowa (np. spółka z o.o. lub prosta spółka akcyjna).

Dopuszczalne jest także wniesienie zorganizowanej części przedsiębiorstwa jako wkładu niepieniężnego do spółki. Może to być dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy mają różne profile działalności i chcą wydzielić tylko niektóre z nich do nowej spółki.

• Co z decyzjami administracyjnymi (w tym koncesjami)?

Na spółkę, do której wniesione zostanie przedsiębiorstwo nie przejdą zezwolenia, koncesje, ulgi lub inne decyzje administracyjne. Na zasadzie wyjątku inne zasady mogą wynikać z przepisów szczególnych lub samej treści decyzji.

• Co z umowami cywilnoprawnymi?

Prawo różnicuje skutki dla praw i obowiązków wynikających z umów. Prawa co do zasady przejdą na spółkę, do której wniesiono przedsiębiorstwo, chyba, że co innego wynika z samej umowy. Natomiast w przypadku obowiązków zawsze wymagana będzie zgoda drugich stron umów.

• Co z pracownikami?

Zgodnie z kodeksem pracy zakład pracy przechodzi wraz z wnoszonym przedsiębiorstwem na spółkę. Spółka staje się nowym pracodawcą dla pracowników przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca musi jednak zawiadomić pracowników o planowanej zmianie. Co prawda, nie trzeba uzyskiwać zgody pracowników na aport, jednak w tej sytuacji przysługują im dodatkowe uprawnienia – pracownicy mogą bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy.

• Czy spółka kontynuuje rozliczenia podatkowe?

Kontynuacja praw i obowiązków zależy przede wszystkim od typu spółki, do której wnoszony jest aport. Skutki w tym zakresie będą się różniły w zależności od tego, czy aport nastąpi do spółki kapitałowej, czy do spółki osobowej.

• Ile trwa wniesienie przedsiębiorstwa aportem do spółki?

Procedura wniesienia aportu do spółki trwa zwykle krócej niż przekształcenie jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o. i wynosi od 1 do 2 miesięcy. Podobnie jak w przypadku przekształcenia, na długość tego procesu ma wpływ sprawność działania zaangażowanych osób i sądu rejestrowego.

• Jakie są koszty aportu przedsiębiorstwa do spółki?

Koszty obejmują koszty notarialne, opłaty sądowe, podatek od czynności cywilnoprawnych oraz koszty obsługi prawno-podatkowej procesu.

Ręczne przeniesienie biznesu na spółkę

Skutek polegający na prowadzeniu dotychczasowej jednoosobowej działalności gospodarczej w formie spółki można osiągnąć także przez jej „ręczne” przeniesienie na spółkę. Proces ten polega na założeniu nowej spółki oraz stopniowym przenoszeniu praw i obowiązków z jednoosobowej działalności na spółkę. W porównaniu do aportu przedsiębiorstwa, w tym przypadku nie mamy do czynienia z jedną czynnością prawną, a wieloma czynnościami dotyczącymi poszczególnych składników majątku.

Podobnie jak w przypadku aportu, przedsiębiorca może wybrać dowolny typ spółki, na którą przeniesie swoją działalność.

Przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że sprzedaż wszystkich składników majątku będzie musiała być rozliczona w ramach prowadzonej działalności, a ewentualny dochód będzie podlegał opodatkowaniu.

• Co z decyzjami administracyjnymi (w tym koncesjami)?

Wydane na przedsiębiorcę decyzje, w tym zezwolenia i koncesje nie przejdą na nową spółkę. Trzeba mieć więc na uwadze konieczność ponownego wystąpienia o wydanie poszczególnych decyzji, co czasami jest kosztowne i długotrwałe.

• Co z umowami cywilnoprawnymi?

Podobnie, umowy zawarte przez przedsiębiorcę również nie przejdą automatycznie na spółkę. Przedsiębiorca może jednak uzyskać zgodę na dokonanie cesji praw i obowiązków z zawartych umów na spółkę lub zawrzeć umowę już jako spółka. Oba warianty wymagają jednak współpracy z drugą stroną umowy. Może ona wykorzystać sytuację i renegocjować warunki lub w ogóle odmówić dalszej współpracy.

• Co z pracownikami?

W tym wariancie umowy pracowników są stopniowo rozwiązywane przez przedsiębiorcę oraz zawierane przez spółkę. Z punktu widzenia pracowników może się to okazać niekorzystne, zwłaszcza gdyby wskutek takiego działania utracili dotychczasowe przywileje pracownicze (np. zależne od stażu pracy w danym zakładzie pracy).

• Czy spółka kontynuuje rozliczenia podatkowe?

Proces założenia nowej spółki oraz ręcznego przeniesienia do niej działalności przedsiębiorcy skutkuje brakiem kontynuacji praw i obowiązków podatkowych.

• Ile trwa ręczne przeniesienie jednoosobowej działalności do spółki?

Czas ręcznego przenoszenia biznesu jest uzależniony od struktury i rozmiarów prowadzonego przedsiębiorstwa. Istotny jest charakter zawartych umów, uzyskanych decyzji, liczba pracowników, rodzaj majątku itd. Czas jest więc określany indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy.

• Jakie są koszty ręcznego przeniesienia działalności do spółki?

Koszty obejmują zwłaszcza koszty założenia nowej spółki. Zależą one od typu spółki oraz sposobu jej założenia. Spółka może być bowiem założona w pełni przez Internet (system S24) lub częściowo, tzn. najpierw umowa zawierana jest w formie aktu notarialnego a sam wniosek rejestracyjny składany jest przez Internet (system PRS). Dodatkowo, należy pamiętać o kosztach związanych z przenoszeniem poszczególnych składników majątku, w tym kosztach podatkowych (zwłaszcza z dochodem ze sprzedaży poszczególnych składników majątku do spółki) oraz obsługi prawno-podatkowej. Większy koszt mogą w tym przypadku stanowić niezbędne analizy podatkowe w zależności od rodzaju przenoszonego majątku.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę a ceny transferowe

W przypadku aportu zorganizowanej części przedsiębiorstwa czy przedsiębiorstwa lub sprzedaży poszczególnych składników majątku do spółki należy liczyć się z ryzykiem wystąpienia tzw. wynagrodzenia z tytułu restrukturyzacji. Wynagrodzenie to wynika z przepisów o cenach transferowych a tytułem do jego wypłaty jest przeniesienie między podmiotami powiązanymi istotnych ekonomicznie funkcji, aktywów lub kategorii ryzyka. Nie każda transakcja będzie spełniała definicje restrukturyzacji, jednak warto to ustalić jeszcze przed rozpoczęciem danego procesu.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę a estoński CIT

Od 2022 r. znacznie zmieniły się przepisy dotyczące estońskiego CIT. W związku z tym, wielu przedsiębiorców rozważa przekształcenie, aby móc skorzystać z możliwości opodatkowania estońskim CIT. Więcej o warunkach opodatkowania estońskim CIT piszemy w naszym artykule Estoński CIT – na czym polega i komu przysługuje?

Nie każdy z omówionych powyżej sposobów przekształceń będzie umożliwiał opodatkowanie estońskim CIT od razu po przekształceniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się na ten temat więcej, skontaktuj się z naszymi ekspertami.

O czym pamiętać po przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę?

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę to nie tylko skomplikowana procedura przekształcenia. To także szereg zmian o praktycznym charakterze: przejście z uproszczonej na pełną księgowość, powstanie drugiego – obok wspólnika – podmiotu, który ma własny majątek, czy wyższe sformalizowanie funkcjonowania biznesu (zwoływanie zgromadzeń, podejmowanie uchwał itd.).

Więcej o zmianach, które niesie za sobą prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. pisaliśmy w naszym artykule O czym pamiętać po przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.?

Podstawa prawna: art. 14, art. 158, art. 584¹-584¹³ k.s.h., art. 11a i n. ustawy o CIT.

Polub nas na
Facebooku!