16 września 2024

Zakładam działalność – czy rejestrować się na VAT?

Jedną z pierwszych decyzji przyszłych przedsiębiorców jest ta, czy rejestrować się do VAT. W naszym artykule opisujemy mechanizm działania VAT oraz wskazujemy, kiedy opłaca się być podatnikiem VAT. Poniższe informacje przydadzą się w podjęciu decyzji o rejestracji oraz w przygotowaniu do konsultacji dotyczącej założenia działalności.

Spis treści

Co daje bycie podatnikiem VAT?

Jeżeli będziesz podatnikiem VAT to istotne jest rozróżnienie między podatkiem VAT należnym a podatkiem VAT naliczonym. Podatek VAT należny to podatek od sprzedaży, który przedsiębiorca musi przekazać do urzędu skarbowego. Łatwo zapamiętać, że ten VAT „należy się” Skarbowi Państwa.

Przykładowo, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę na 100 zł netto za swoje usługi i dolicza do niej 23% VAT, to łączna kwota brutto na fakturze wyniesie 123 zł. Z tej kwoty 23 zł stanowi właśnie podatek VAT należny, który musi zostać odprowadzony do urzędu skarbowego.

Z kolei VAT naliczony związany jest z zakupami przedsiębiorcy, czyli z kosztami poniesionymi w ramach działalności. VAT naliczony pozwala obniżyć kwotę podatku należnego – można go odliczyć od podatku, który trzeba odprowadzić do urzędu skarbowego.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca kupi usługę o wartości 1.000 zł ze stawką 23% VAT, to łącznie zapłaci 1.230 zł. Kwota 230 zł będzie stanowiła kwotę VAT naliczonego, którą można odliczyć od kwoty VAT przekazywanej do urzędu skarbowego.

W praktyce przedsiębiorcy jednocześnie dokonują zakupów oraz osiągają przychody opodatkowane VAT. W rozliczeniu miesięcznym lub kwartalnym może dojść wówczas do jednej z dwóch sytuacji:

podatek należny będzie większy od podatku naliczonego

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę sprzedażową na 1.000 zł netto (1.230 zł z VAT), a jego koszty wyniosą 100 zł netto (123 zł z VAT), to VAT należny będzie większy od naliczonego o 207 zł (230 zł VAT należny – 23 zł VAT naliczony) i tę kwotę będzie musiał odprowadzić do urzędu skarbowego.

podatek naliczony przewyższy kwotę podatku należnego

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca dokona zakupu komputera za 5.000 zł (6.150 zł z VAT), a jego przychody ze sprzedaży usług wyniosą 1.000 zł (1.230 zł z VAT), to podatek naliczony będzie przewyższał kwotę podatku należnego o 920 zł (1.150 VAT naliczony – 230 zł VAT należny). Tym samym przedsiębiorca będzie mógł wystąpić do urzędu skarbowego o zwrot kwoty 920 zł VAT albo pozostawić nadwyżkę VAT do przeniesienia na kolejny okres rozliczeniowy.

Kto musi być na VAT

Zwykle przyszły przedsiębiorca ma wybór, czy zarejestruje się do VAT, czy też nie. Wówczas analiza dotyczy tego, czy rejestracja będzie dla niego opłacalna. Są jednak przypadki, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości wyboru i musi bezwzględnie zarejestrować się do VAT.

Kogo to dotyczy? Ustawa o VAT nakłada obowiązek rejestracji jako podatnik VAT m.in. dla przedsiębiorców:

świadczących usługi:

prawnicze,
w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt,
jubilerskie,
ściągania długów, w tym factoringu

dokonujących sprzedaży:

towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym z pewnymi wyjątkami,
budynków, budowli lub ich części,
terenów budowlanych,
nowych środków transportu,
przez Internet towarów takich jak preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne,
hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do pojazdów samochodowych i motocykli.

Kto może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w VAT?

Pierwszym ze zwolnień w VAT jest tzw. zwolnienie podmiotowe. Może z niego skorzystać przedsiębiorca, jeżeli wartość jego sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku limitu 200.000 zł.

Jeżeli działalność jest rozpoczynana w trakcie roku, to limit uprawniający do zwolnienia jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzonej w tym roku działalności.

W obu przypadkach, jeżeli sprzedaż przedsiębiorcy przekroczy limit uprawniający do zwolnienia, to zwolnienie traci moc począwszy od czynności, w ramach której limit został przekroczony.

Do limitu sprzedaży nie wlicza się np. sprzedaży towarów i usług zwolnionych przedmiotowo z VAT (z pewnymi wyjątkami).

Kto może skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego w VAT?

Drugie zwolnienie, które można brać pod uwagę to zwolnienie przedmiotowe. Nie zależy ono od wysokości sprzedaży przedsiębiorcy. W tym przypadku liczy się, czy sprzedawane przez przedsiębiorcę towary lub usługi zostały wymienione w ustawie jako zwolnione.

Przykładowo, zwolnieniem przedmiotowym objęte są:

usługi nauczania języków obcych,
usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone w ramach wykonywania zawodów lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej lub psychologa,
usługi finansowe, w tym: zarządzania funduszami inwestycyjnymi, ubezpieczeniowe, w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji,
określone usługi zarządzania

Kiedy opłaca się być na VAT?

Nie ma kryteriów, które pozwalałyby jednoznacznie stwierdzić, czy warto rejestrować się do VAT. Poniżej opisujemy jednak kilka wskazówek, które mogą przesądzić, że rejestracja będzie korzystna:

współpracujesz z klientami biznesowymi (B2B)

Firmy będące podatnikami VAT często preferują współpracę z innymi podatnikami VAT, ponieważ mogą odliczać VAT naliczony z faktur kosztowych. Przedsiębiorca, będąc VAT-owcem, jest bardziej atrakcyjny dla takich klientów.

planujesz inwestycje lub duże zakupy

Przedsiębiorcy, którzy regularnie dokonują zakupów z VAT (np. sprzętu, towarów, usług), mogą odliczyć naliczony VAT od swojego zobowiązania podatkowego. W przypadku inwestycji o dużej wartości może to znacząco obniżyć koszty działalności.

działalność z niską stawką VAT
Jeżeli będziesz świadczyć usługi lub sprzedawać produkty opodatkowane niższą stawką VAT niż standardowa 23%.
handel z zagranicą

Eksportując towary do krajów Unii Europejskiej lub poza nią przedsiębiorca może zastosować tzw. stawkę 0% VAT. Oznacza to, że na fakturze wystawianej dla zagranicznego klienta VAT nie jest naliczany, więc cena sprzedaży nie zawiera podatku. Jednocześnie przedsiębiorca może odliczyć VAT od zakupów krajowych.

Skontaktuj się z nami!

Kiedy nie opłaca się być na VAT?

Z drugiej strony w pewnych sytuacjach rejestracja na VAT może okazać się zbędna. Może tak być zwłaszcza, gdy:

Twoimi klientami są osoby fizyczne

Jeśli firma obsługuje głównie osoby prywatne, które nie mogą odliczyć VAT, to ceny oferowanych towarów lub usług wzrosną o kwotę podatku. Może to spowodować, że przedsiębiorca będzie mniej konkurencyjny cenowo w porównaniu z firmami zwolnionymi z VAT.

Prowadzisz działalność na małą skalę

Dla małych firm z niewielkimi obrotami rejestracja jako podatnik VAT może generować dodatkowe obowiązki księgowe i koszty związane z obsługą podatku (np. prowadzenie pełnej dokumentacji, konieczność wystawiania faktur VAT, sporządzanie deklaracji). Jeśli firma ma niskie obroty, zwłaszcza poniżej progu zwolnienia z VAT, rejestracja jako podatnik VAT może być zbyt uciążliwa i kosztowna.

działalność jest sezonowa lub nieregularna

Firmy działające tylko przez część roku lub wykonujące nieregularne zlecenia mogą uznać, że formalności związane z VAT są nieopłacalne. Płatnicy VAT muszą regularnie składać deklaracje i rozliczać się, co generuje dodatkowe obowiązki, nawet jeśli działalność jest sezonowa.

Inne istotne kwestie związane z założeniem firmy opisaliśmy w naszym artykule: Jak przygotować się do założenia firmy?

Podstawa prawna: art. 43 ustawy o VAT, art. 113 ustawy o VAT.