Spółka z o.o. – jakie dane w pismach musi udostępniać?

Spółka z o.o. jest zobowiązana do podawania określonych danych w swoich pismach, dokumentach oraz na stronie internetowej. Jakie dokładnie informacje musi zamieścić, aby spełnić wymogi k.s.h.? Poniżej wskazujemy niezbędne informacje, które każda spółka z o.o. powinna uwzględnić w swoich dokumentach. 

Jakie dane spółka z o.o. musi udostępniać? 

Jednym z obowiązków członka zarządu spółki z o.o. jest zadbanie o to, by we wszystkich składanych przez spółkę pismach czy zamówieniach handlowych, znalazły się wymagane prawem dane na jej temat. W przypadku spółki z o.o. obowiązkowemu umieszczeniu, zgodnie z art. 206 § 1 k.s.h., podlegają następujące informacje: 

• firma spółki: czyli pełna nazwa spółki, wraz z dodatkiem “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” lub skrótem “sp. z o.o.” lub „spółka z o.o.”, 

• siedziba i adres spółki: miejscowość oraz dokładny adres siedziby (ulica, numer budynku czy lokalu, kod pocztowy, miasto). Więcej informacji na temat różnic między siedzibą i adresem spółki zawarliśmy w naszym artykule Siedziba a adres spółki z o.o. – jaka jest między nimi różnica?
• oznaczenie sądu rejestrowego: informacja o sądzie rejestrowym, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki (nazwa sądu rejonowego i wydziału gospodarczego KRS), 
• numer rejestru: czyli numer, pod którym spółka jest wpisana do KRS, 
• numer identyfikacji podatkowej (NIP): jest to numer nadany przez urząd skarbowy, 
• wysokość kapitału zakładowego: jest to informacja o wysokości kapitału zakładowego. Ważną informacją jest to, że w przypadku spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, wprowadzony został dodatkowy wymóg, który nakazuje, aby do czasu pokrycia kapitału zakładowego podawać informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały jeszcze wniesione, 
• numer REGON: jest to numer nadany przez GUS 
• oznaczenie grupy spółek, jeżeli do niej należy.

Zakres informacji, jakie spółka z o.o. ma obowiązek ujawnić w pismach, regulują przepisy k.s.h. oraz ustawy o KRS. Warto jednak zaznaczyć, że przepisy k.s.h. i ustawy o KRS różnią się co do zakresu danych i okoliczności powstania obowiązku ich ujawnienia. Kodeks spółek handlowych precyzuje, które informacje muszą być umieszczone w dokumentach handlowych i na stronach internetowych spółki, aby zapewnić transparentność działalności spółki i umożliwić łatwy kontakt. Natomiast ustawa o KRS określa szczegółowe wymagania dotyczące rejestracji i aktualizacji tych danych w rejestrze sądowym. Połączenie tych przepisów ma na celu zapewnienie pełnej i aktualnej informacji o spółce dla jej kontrahentów, klientów i organów nadzoru. 

Dane spółki z o.o. – gdzie je umieszczać? 

Obowiązek podawania danych na temat spółki w pierwszej kolejności pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.  

Podanie wymaganych danych może odbywać się poprzez każdorazowe ich wpisanie do treści pisma lub zamówienia. Alternatywnie, spółka może posługiwać się papierem firmowym, na którym znajdują się wszystkie wymagane informacje. W przypadku korespondencji elektronicznej, takich jak maile wysyłane w imieniu spółki przez jej pracowników, ogólnie przyjętym i praktycznym rozwiązaniem jest ustawienie odpowiedniej stopki e-mailowej, w której umieszczone są wymagane ustawą dane spółki. Taka stopka powinna zawierać pełną nazwę spółki, jej siedzibę, adres, numer KRS, NIP, wysokość kapitału zakładowego oraz inne wymagane informacje.  

Ponadto, stosowna informacja o danych spółki z o.o. powinna zostać opublikowana na należącej do spółki stronie internetowej. Przepisy wymagają, aby strona internetowa spółki zawierała wszystkie kluczowe dane, co zwiększa przejrzystość i dostępność informacji dla klientów i partnerów biznesowych.  

Warto również zaznaczyć, że nie ma obowiązku umieszczania wszystkich wymaganych ustawą danych na zewnętrznych portalach internetowych, które zawierają informacje adresowe na temat przedsiębiorstw z danej branży. Na takich portalach wystarczy podać podstawowe dane kontaktowe i ewentualnie odnośnik do oficjalnej strony internetowej spółki, gdzie dostępne są pełne informacje zgodne z przepisani prawa.  

Kierowanie pism do stałych kontrahentów 

Zgodnie z k.s.h. oraz ustawą o KRS, każda spółka z o.o. musi zapewnić, że wszelkie pisma, zamówienia handlowe oraz korespondencja elektroniczna zawierają niezbędne dane identyfikacyjne spółki.  

Od 1 stycznia 2007 roku obowiązek ten został rozszerzony na wszystkich kontrahentów, bez wyjątku. Stało się to na skutek skreślenia art. 206 § 2 k.s.h., który wcześniej pozwalał na niezamieszczanie danych na temat spółki z o.o. w pismach kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych.  

Oznacza to, że od tej daty podawanie wymaganych danych jest obowiązkowe we wszystkich pismach i zamówieniach handlowych składanych przez spółkę z o.o., bez względu na to, czy są one kierowane do nowych czy stałych kontrahentów.  

Kluczowe informacje, które muszą być podawane w pismach również do stałych kontrahentów, to: 

• pełna nazwa spółki, 
• siedziba i adres spółki, 
• oznaczenie sądu rejestrowego, 
• numer KRS, 
• numer identyfikacji podatkowej (NIP), 
• numer REGON, 
• wysokość kapitału zakładowego, 
• oznaczenie grupy spółek, jeżeli do niej należy.

Kara grzywny dla członka zarządu 

Kara grzywny dla członka zarządu spółki z o.o. może zostać nałożona, gdy nie udostępni w pismach handlowych wszystkich wymaganych przez prawo informacji o spółce.  

Kara grzywny dla członka zarządu może wynosić nawet do 5000 złotych. Kara ta może być nałożona w wyniku powództwa o ukaranie skierowanego przez organy nadzoru lub na wniosek osoby poszkodowanej (na przykład kontrahenta spółki).  

Poza nałożeniem grzywny, może dojść do innych konsekwencji, w tym: 

• negatywnego wpływu na wizerunek spółki: takie zaniedbanie może wpłynąć negatywnie na wizerunek spółki oraz na jej relacje z kontrahentami i partnerami biznesowymi. 

• poniesienia odpowiedzialności cywilnej: w skrajnych przypadkach, brak udostępniania wymaganych informacji może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej spółki z o.o. za szkody wyrządzone kontrahentowi lub innym stronom.

Podstawa prawna: art. 206 § 1 k.s.h, ustawa o KRS.

Polub nas na
Facebooku!