Obowiązkowy KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy. Jakie są kary za naruszenie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (w tym niewdrożenie KSeF w terminie)?

1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla dużej części największych polskich przedsiębiorstw. Kolejne firmy z KSeF-u obligatoryjnie zaczną korzystać już 1 kwietnia. To więc dobry czas na to, aby odpowiedzieć sobie na pytanie o to, jakie kary grożą za naruszenie przepisów o KSeF, w tym w szczególności za niewdrożenie systemu na czas. Omawiamy przepisy ustawy o VAT oraz Kodeksu karnego skarbowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy i dla kogo obowiązkowy system od Ministerstwa Finansów?

O tym, od kiedy i dla kogo KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy pisaliśmy już w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

Trzeba powiedzieć więc, że KSeF dla części działających w naszym kraju przedsiębiorstw już jest obowiązkowy. Dla pozostałej części stanie się natomiast obligatoryjny dosłownie za moment.

Co trzeba więc wiedzieć o związanej z tym odpowiedzialności i potencjalnych karach za naruszenie przepisów o KSeF (w tym w szczególności za niewdrożenie systemu w terminie)?

Sankcje za naruszenie przepisów o KSeF (w tym za niewdrożenie KSeF w terminie i fakturę wystawioną poza KSeF) w 2026 r. i od 1 stycznia 2027 r. (art. 106ni ustawy o VAT)

O sankcjach za naruszenie przepisów w zakresie KSeF mówi art. 106ni ustawy o VAT. Regulacja ta początkowo miała wejść w życie już 1 stycznia 2025 r., później 1 sierpnia 2026 r., a ostatecznie zacznie obowiązywać dopiero z początkiem 2027 roku.

Odnosi się natomiast wprost do kar za różne naruszenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Mowa w nim szczególnie o:

• Naruszeniu obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez KSeF;
• Wystawieniu faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w trakcie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur albo niedostępności tego systemu;
• Braku przesłania w wymaganym terminie faktury do KSeF.

Sankcją za tego typu naruszenia będzie kara pieniężna w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT – kara w wysokości do 18,7% kwoty należności wykazanej na tej fakturze.

Wspomniane sankcje będą nakładane w drodze decyzji administracyjnej przez naczelnika urzędu skarbowego. Na ich opłacenie będzie tylko 14 dni od dnia doręczenia takowej decyzji.

Konsekwencje pogwałcenia prawa dotyczącego KSeF-u od 1 stycznia 2027 r. będą więc naprawdę dotkliwe i mogą realnie wpłynąć na funkcjonowanie wielu nieprzygotowanych firm.

Co bardzo ważne, do sytuacji naruszeń regulacji dotyczących systemu KSeF zastosowania nie będzie miał art. 21a Prawa przedsiębiorców. Przedsiębiorcy przed nałożeniem kary nie powinni więc liczyć na żadne wezwanie do usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów lub skutków tych naruszeń.

Obowiązkowy KSeF a KKS – czy za naruszenie przepisów o KSeF jest odpowiedzialność karno-skarbowa?

Zgodnie z ustępem 4 przytoczonego już artykułu 106ni ustawy o VAT: w przypadku niedopełnienia przez przedsiębiorcę obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur albo wystawiania faktury niezgodnie ze wzorem w okresie awarii KSeF lub w trybie offline, nie wszczyna się postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Należy jednak pamiętać, że powyższe nie oznacza, że za błędne i nierzetelne fakturowanie nie można ponieść odpowiedzialności karno-skarbowej. Na przedsiębiorców już dziś czyhają bowiem sankcje wynikające w tym zakresie z Kodeksu karnego skarbowego. W szczególności mowa tu artykule 62 tej ustawy, który wskazuje na następujące kary za poszczególne naruszenia związane z procedurą rachunkową:

• Karę grzywny do 180 stawek dziennych za brak wystawienia faktury (lub ewentualnie rachunku) wbrew takiemu obowiązkowi, wystawienie jej w sposób wadliwy albo odmówienie jej wydania;
• Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie kary łącznie za nierzetelne (tj. niezgodne z prawdą) wystawienie faktury (lub ewentualnie rachunku);
• Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie kary łącznie za posługiwanie się nierzetelnie wystawioną fakturą (lub ewentualnie rachunkiem);
• Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności, albo obie kary łącznie za nierzetelne wystawienie faktury (lub ewentualnie rachunku) albo za posługiwanie się nierzetelnie wystawioną fakturą (lub rachunkiem) z kwotą podatku małej wartości;
• Karę grzywny do 180 stawek dziennych za nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury (czy rachunku bądź dowodu zakupu) pomimo takiego obowiązku;
• Karę grzywny do 180 stawek dziennych za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo brak wydania dokumentu z tej kasy.

Podsumowanie: Obowiązkowy KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy. Jakie są kary za naruszenie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (w tym niewdrożenie KSeF w terminie)?

Krajowy System e-Faktur, czyli ogólnopolski system do wystawiania, udostępniania, przechowywania i odbierania e-Faktur, od 1 lutego br. jest obowiązkowy dla części działających w naszym kraju przedsiębiorstw. Dla pozostałej części stanie się natomiast obligatoryjny dosłownie za moment.

Aż do końca tego roku karami za naruszenie przepisów o KSeF nie trzeba się jednak przejmować. Artykuł 106ni ustawy o VAT, który kary te zakłada, wchodzi bowiem w życie dopiero z początkiem 2027 roku.

Do tego czasu nie wolno jednak zapominać o sankcjach z Kodeksu karnego skarbowego, które już dzisiaj czekają na przedsiębiorców, którzy naruszyli procedurę rachunkową związaną z fakturowaniem. Kary z ustawy o KKS grożą między innymi za brak wystawienia faktury mimo takiego obowiązku, wystawienie jej w sposób wadliwy czy nierzetelny, jak również za nieprzechowywanie faktur oraz dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej.

Obawiasz się kar administracyjnych związanych z naruszeniem przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur? Mimo że nie otrzymasz ich aż do końca tego roku, obowiązek wdrożenia KSeF-u nie zniknie i w końcu każdy działający w naszym kraju przedsiębiorca będzie musiał rozwiązanie to wprowadzić.

O tym, jak uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur i jak nadać właściwe uprawnienia przeczytasz w artykule Logowanie do KSeF – jak uzyskać dostęp do KSeF i jak nadać uprawnienia? Artykuł Logowanie do KSeF – instrukcja krok po kroku to z kolei przygotowany przez nas praktyczny poradnik pierwszego logowania do systemu KSeF.

Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa, czyli kompleksowe wsparcie podatkowe i księgowe Twojej firmy, to najlepszy sposób na przygotowanie się do wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF. Zapraszamy do kontaktu!

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106e ust. 1 pkt 2, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1, 1a i 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, 21a Prawa przedsiębiorców, art. 62 ustawy o KKS.