Najczęstsze błędy przy założeniu spółki z o.o.

Założenie spółki z o.o. to wbrew pozorom złożony proces. Wiele osób popełnia błędy, które mogą prowadzić do opóźnień czy dodatkowych kosztów. Ustalenie formy i treści umowy, wybór formy opodatkowania, struktury wspólników czy zaniedbania formalne – te i inne pułapki czekają na przyszłych wspólników. Dowiedz się, jakich błędów uniknąć przy założeniu i rejestracji spółki z o.o.!

Niewłaściwe przygotowanie umowy spółki

Jednym z najczęstszych błędów przy zakładaniu spółki z o.o. jest niewłaściwe przygotowanie umowy spółki. Jest to dokument kluczowy, ponieważ definiuje on fundamenty funkcjonowania spółki i relacje pomiędzy wspólnikami.

Pierwszą decyzją jest wybór sposobu, w jaki zostanie zawarta umowa spółki. Przyszli wspólnicy mogą decydować między umową spółki zapewnianą przez system S-24, a umową spółki zawieraną w formie aktu notarialnego. Pierwsze rozwiązanie polega na skorzystaniu z uproszczonego wzorca umowy. Wspólnicy wybierają spośród niewielu alternatywnych propozycji postanowień wzorca. Sama umowa zawiera tylko najważniejsze i koniecznie klauzule umowy spółki z o.o. Zaletą tego rozwiązania jest szybkość rejestracji spółki i nieco niższe koszty. Wadą, oprócz korzystania z wzorca, jest brak możliwości wniesienia wkładów niepieniężnych do spółki. Alternatywą jest przygotowanie indywidualnej treści umowy spółki i zawarcie jej w formie aktu notarialnego. To rozwiązanie daje pewność dostosowania postanowień umowy do konkretnej sytuacji wspólników. Wadą jest natomiast nieco dłuższy czas rejestracji spółki.

Następnym problemem może być niewłaściwy wybór nazwy spółki. Nazwa powinna być unikalna i nie może wprowadzać w błąd co do działalności spółki. Ponadto, nie może naruszać prawa osób trzecich, takich jak znaki towarowe. Więcej na ten temat mogą Państwo przeczytać w naszym artykule Firma spółki z o.o. – co to jest i jak ją skonstruować?

Kolejnym błędem jest określenie niedozwolonego przedmiotu działalności. Umowa spółki powinna precyzyjnie definiować, czym spółka będzie się zajmować, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przedmiot działalności powinien odzwierciedlać cele, dla których spółka została założona. Niewłaściwe lub nieprecyzyjne określenie przedmiotu działalności może skutkować wezwaniem sądu
do usunięcia braków poprzez zmianę umowy spółki, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Niewłaściwy opis aportu to kolejna pułapka. Wkłady niepieniężne (aporty) muszą być dokładnie opisane i wycenione. Błędna wycena lub niejasny opis mogą prowadzić do sporów pomiędzy wspólnikami oraz problemów prawnych.

Umowa spółki powinna zawierać klauzule dotyczące dopłat od wspólników w przypadku, gdy spółka będzie potrzebowała dodatkowych środków finansowych. Brak takich zastrzeżeń może prowadzić do trudności w funkcjonowaniu spółki w przyszłości.

Równie ważne jest precyzyjne określenie kadencji zarządu i innych organów spółki. Brak takich zapisów w umowie sprawi, że zgodnie z przepisami kadencja członka zarządu potrwa rok. Zawarcie w umowie zapisu o długości kadencji wpłynie pozytywnie na stabilność zarządzania spółką.

Niezapoznanie się możliwościami optymalizacji podatkowej

Spółki z o.o. są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT). Brak wiedzy na temat ulg i możliwości optymalizacji podatkowej powoduje zbędne obciążenia podatkowe, które zwłaszcza na początkowym etapie funkcjonowania spółki mogą dawać się we znaki.

Spółki z o.o. odprowadzają 9% bądź 19% podatek od uzyskanych dochodów. Następnie każdy ze wspólników w momencie wypłaty środków odprowadza podatek od dywidendy, który wynosi 19%. Efektywne opodatkowanie wypłacanych w ten sposób środków wynosi ponad 26%. Dlatego dobrze jeszcze przed założeniem spółki przemyśleć w jaki sposób będziemy wypłacać pieniądze ze spółki z o.o. i skorzystać z dozwolonych sposobów optymalizacji.

Alternatywnym rozwiązaniem, które warto rozważyć, jest skorzystanie z Estońskiego CIT-u, o którym pisaliśmy w naszym artykule: Estoński CIT – na czym polega i komu przysługuje?

Zaniedbanie obowiązków rejestracyjnych

Rejestracja spółki z o.o. to proces, który wymaga staranności i dokładności w przestrzeganiu wielu obowiązków administracyjnych. Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W szczególności, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na obowiązki związane z CRBR, ZUS oraz urzędem skarbowym.

CRBR to rejestr publiczny, w którym muszą być zgłoszeni beneficjenci rzeczywiści spółki, czyli osoby fizyczne sprawujące bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad firmą. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do nałożenia kar administracyjnych. Spółka z o.o. ma 14 dni roboczych od dnia wpisu do KRS na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR. Brak zgłoszenia lub podanie nieprawdziwych danych może skutkować grzywną do 1 miliona złotych.

Dokumenty zgłoszeniowe związane z rejestracja spółki w ZUS w części są sporządzone przez ZUS – na podstawie dokumentów złożonych w związku z rejestracją spółki w KRS. Obowiązkiem każdej nowo założonej spółki jest zgłoszenie pracowników i ich rodzin w ciągu 7 dni od daty ich zatrudnienia. Istnieje również obowiązek zgłoszenia do ZUSu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do problemów z wypłatą świadczeń, a także nałożenia kar finansowych na spółkę. Regularne zgłaszanie i opłacanie składek jest kluczowe do uniknięcia długów wobec ZUS.

Spółka z o.o. musi zarejestrować się w urzędzie skarbowym. Numer NIP nadawany jest spółce automatycznie po wpisie do KRS, należy jednak pamiętać o zgłoszeniu uzupełniającym na formularzu NIP-8. W przypadku gdy numer NIP jest spółce potrzebny przed dokonaniem wpisu do KRS – należy samodzielnie wystąpić z wnioskiem o jego nadanie. Rejestracja VAT powinna być dokonana przed pierwszą sprzedażą towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT. Dodatkowo, spółka ma obowiązek regularnego składania deklaracji podatkowych oraz terminowego płacenia zaliczek na CIT.

Nieprzemyślana struktura wspólników

Jednym z kluczowych aspektów przy zakładaniu spółki z o.o. jest przemyślenie struktury wspólników. Decyzje podjęte na tym etapie mają długofalowe konsekwencje, zarówno prawne, jak i finansowe. Nieprzemyślana struktura wspólników może prowadzić do licznych problemów, które mogą utrudnić funkcjonowanie spółki.

Częstym błędem jest brak jasnych zasad współpracy pomiędzy wspólnikami. Niezdefiniowanie ról, obowiązków oraz praw każdego z wspólników może prowadzić do konfliktów i sporów, które mogą zaszkodzić działalności spółki. Dlatego tak ważne jest, aby w umowie spółki dokładnie określić zasady dotyczące podejmowania decyzji, podziału zysków, sposobu rozwiązywania konfliktów oraz ewentualnego wyjścia wspólnika ze spółki.

Podział udziałów po równo pomiędzy wszystkich wspólników wydaje się być sprawiedliwym rozwiązaniem, jednak może prowadzić do impasu decyzyjnego. W przypadku, gdy wspólnicy mają różne wizje na temat kierunku rozwoju spółki, równy podział udziałów może uniemożliwić podjęcie kluczowych decyzji. Warto rozważyć strukturę udziałów, która pozwoli na efektywne zarządzanie firmą, nawet jeśli oznacza to, że jeden ze wspólników będzie miał większość głosów.

Dodatkowym rozwiązaniem jest sporządzenie prywatnego porozumienia wspólników. Zawierane są w nim dodatkowe ustalenia wspólników dotyczące funkcjonowania spółki, w tym rozwiązywania sytuacji konfliktowych, nawet w przypadku równego podziału udziałów w spółce z o.o.. Porozumienie takie nie jest składane do akt rejestrowych, więc zapewnia poufność dla szczególnie wrażliwych ustaleń.

Warto również zwrócić uwagę na specyficzne problemy związane z jednoosobową spółką z o.o. Jednoosobowa spółka z o.o. traktowana jest przez ZUS podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza. Oznacza to, że właściciel takiej spółki musi opłacać składki ZUS na takich samych zasadach, jak przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. To może stanowić istotne obciążenie finansowe, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców. Aby uniknąć tego problemu, warto rozważyć wprowadzenie do spółki dodatkowego wspólnika – o problematyce opłacania składek ZUS w jednoosobowej sp. z o.o. mogą Państwo przeczytać więcej w naszym artykule: Jednoosobowa spółka z o.o. a ZUS

Kolejnym błędem jest niedocenienie roli i zaangażowania wspólników. Często zdarza się, że jeden z wspólników jest bardziej zaangażowany w działalność operacyjną spółki, podczas gdy inni pełnią jedynie rolę inwestorów. Taka sytuacja może prowadzić do frustracji i poczucia niesprawiedliwości. Ważne jest, aby na etapie zakładania spółki dokładnie omówić i uzgodnić poziom zaangażowania każdego ze wspólników oraz ustalić odpowiednie zasady wynagradzania.

Brak ustalenia sposobu wypłaty środków ze spółki z o.o.

Kolejnym z istotnych elementów, które powinny być dokładnie przemyślane i ustalone na etapie zakładania spółki z o.o., jest wspomniany sposób wypłaty środków ze spółki. Zaniedbanie tej kwestii może prowadzić do problemów finansowych i podatkowych. Spółka z o.o. podlega podwójnemu opodatkowaniu: najpierw opodatkowaniu podlega zysk spółki (CIT), a następnie dywidenda wypłacana wspólnikom jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dlatego ważne jest, aby przemyśleć, czy ta forma prawna będzie korzystna oraz jakie będą sposoby wypłaty środków. Poniżej opisujemy kilka wybranych sposobów wypłat ze spółki z o.o.

Jednym ze sposobów wypłaty środków ze spółki jest wynagrodzenie dla członków zarządu przyznane na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników. Wynagrodzenie zarządu jest kosztem uzyskania przychodu dla spółki, obniża więc podstawę odpakowania CIT. Dodatkowo, wynagrodzenie to podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składce zdrowotnej ZUS, co wpływa na jego ostateczną efektywność. Więcej na ten temat wraz z omówieniem przykładu mogą Państwo przeczytać w naszym artykule: Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie uchwały – czy się opłaca i jak je wprowadzić?

Wspólnik spółki z o.o. może prowadzić JDG i współpracować ze spółką na zasadzie umowy B2B. Taki model pozwala na optymalizację podatkową, ponieważ dochody z JDG mogą być opodatkowane liniowym podatkiem dochodowym, według skali podatkowej lub na ryczałcie, a składki ZUS mogą być niższe niż w przypadku umowy o pracę. Ważne jest jednak, aby współpraca miała rzeczywisty charakter biznesowy, była oparta na warunkach rynkowych, a umowa była odpowiednio sformułowana.

Kolejnymi formami wypłaty środków ze spółki są umowa o dzieło i umowa zlecenia. Umowa o dzieło jest korzystna pod względem podatkowym, ponieważ koszty uzyskania przychodu mogą wynosić nawet 50%, co obniża podstawę opodatkowania. Jednakże, nie jest objęta składkami ZUS, co z jednej strony obniża koszty, ale z drugiej strony pozbawia pracownika ochrony ubezpieczeniowej. Umowa o pracę wiąże się z kolei z wyższymi kosztami, w tym pełnymi składkami ZUS oraz podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W określonych sytuacjach może być jednak również brana pod uwagę. Sposoby wypłaty środków ze spółki powinny być dobierane indywidualnie do danej spółki oraz sytuacji wspólników.

Podstawa prawna: art. 151-300 k.s.h, art. 3 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, art. 120-155 ustawy prawa własności przemysłowej, art. 353-354 k.c., art. 55-63 ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), art. 5, art. 9-12 ordynacji podatkowej, art.6, art. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 10-20, art. 22, art. 27 ustawy o PIT, art. 7-12 ustawy o CIT, art. 29-40 k.p, art. 627-647 k.c

Polub nas na
Facebooku!