Logowanie do KSeF – instrukcja krok po kroku

KSeF stał się obowiązkowy dla szerokiego grona podmiotów dosłownie kilkanaście dni temu. Kolejnych przedsiębiorców obowiązek e-Fakturowania obejmie natomiast już za niecałe 2 miesiące. Właśnie dlatego przedstawiamy dziś kolejny materiał z cyklu, który w całości poświęciliśmy zagadnieniom związanym z Krajowym Systemem e-Faktur. W niniejszym artykule krok po kroku pokażemy, jak zalogować się do KSeF i jak nadać uprawnienia.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) – co to jest i o czym warto wiedzieć przed pierwszym logowaniem? Aplikacja Podatnika KSeF obowiązkowa dla przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. – narzędzie do wystawiania, udostępniania i odbierania faktur ustrukturyzowanych

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to przygotowany przez Ministerstwo Finansów specjalny system do wystawiania, udostępniania, przechowywania i odbierania e-Faktur.

Od 1 lutego KSeF jest przy tym obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż nieprzekraczającą 200 mln zł.

Pozostałe firmy (z pewnymi wyjątkami, o których pisaliśmy już w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.) obowiązek wystawiania e-Faktur obejmie 1 kwietnia 2026 r.

Logowanie do KSeF – instrukcja krok po kroku. Jak zalogować się do KSeF 2.0? Uwierzytelnienie w KSeF krok po kroku

1. Logowanie do KSeF powinniśmy zacząć od wejścia na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/ oraz kliknięcia przycisku „Zaloguj się do KSeF”.

2. Następnie wybieramy pierwszą z opcji, a więc „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

3. Kolejny krok to wybór sposobu logowania do KSeF. Mamy tu dwie możliwości, a więc: logowanie profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym. Jest też opcja pobrania odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego.

4. Po wybraniu metody logowania system poprosi nas o zaznaczenie identyfikatora, tj. NIP-u firmy, Identyfikatora wewnętrznego lub ewentualnie numeru VAT-UE oraz wpisanie właściwego numeru. Następnie pozostanie już tylko kliknięcie przycisku „Uwierzytelnij” i dokończenie logowania.

5. Na ostatnim etapie logowania czeka nas podpisanie dokumentu, będącego potwierdzeniem logowania do systemu KSeF. Zrobimy to na przykład poprzez profil zaufany.

KSeF instrukcja dla JDG, spółki, fundacji rodzinnej – dodaj administratora i nadaj uprawnienia podmiotowi (np. księgowemu)

Po przejściu opisanych wyżej kroków i prawidłowym uwierzytelnieniu powinniśmy zostać zalogowani do systemu KSeF. Kolejne uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur będą przy tym mogły odbyć się już przy użyciu Tokena KSeF lub Certyfikatu KSeF. O obydwu tych możliwościach pisaliśmy w artykule Logowanie do KSeF – jak uzyskać dostęp do KSeF i jak nadać uprawnienia? Serdecznie zapraszamy do jego lektury.

Teraz natomiast skupimy się na praktycznej instrukcji nadawania uprawnień w KSeF.

1. Zacznijmy od dodania administratora, gdyż to krok konieczny do wykonania dla spółek i fundacji rodzinnych po złożeniu formularza ZAW-FA i pierwszym zalogowaniu do systemu KSeF. Z menu po lewej stronie rozwijamy zakładkę „Uprawnienia” i wybieramy opcję „Dodaj administratora”.

2. Należy teraz wybrać rodzaj jednostki (domyślnie: „Podmiot kontekstu bieżącego”) oraz rodzaj podmiotu uprawnionego. Następnie do zaznaczenia zostanie także właściwy identyfikator, który należy wpisać poniżej zaznaczonej opcji. Dalej z kolei będziemy jeszcze musieli uzupełnić pola z imieniem i nazwiskiem administratora (w przypadku pierwszego administratora wyznaczonego przez spółkę dane te muszą być zgodne z tymi wskazanymi na złożonym wcześniej formularzu ZAW-FA). Na koniec klikamy już tylko widoczny na dole przycisk „Nadaj uprawnienia”.

3. Oprócz możliwości dodania administratora (w którego gestii jest zarządzanie wszelkimi uprawnieniami oraz jednostkami podrzędnymi) możemy także nadać wybrane, konkretne uprawnienia. Aby to zrobić, z menu po lewej stronie rozwijamy zakładkę „Uprawnienia” i wybieramy opcję „Nadaj uprawnienia”.

4. Musimy teraz zaznaczyć rodzaj uprawnienia, które nadamy. Robimy to, zaznaczając wybraną opcję z rozwijanej listy. Następnie wskazujemy natomiast dane osoby fizycznej (tj. rodzaj podmiotu, identyfikator oraz imię i nazwisko), a także zakres uprawnień. Przy tym ostatnim możliwe jest zaznaczenie jednej lub kilku opcji. Na koniec klikamy przycisk „Nadaj uprawnienia”.

Podsumowanie: Logowanie do KSeF – instrukcja krok po kroku

Osoby fizyczne mogą zalogować się do KSeF od razu. Spółki oraz fundacje rodzinne przed pierwszym zalogowaniem muszą natomiast pamiętać o złożeniu właściwego formularza (a więc druku ZAW-FA). Po uwierzytelnieniu podmioty te koniecznie muszą także zadbać o dodanie pierwszego administratora, który następnie będzie mógł nadać konkretne uprawnienia sobie oraz ewentualnie innym osobom, a także, w razie takiej chęci, dodać kolejnych administratorów.

Osoby fizyczne (w tym te prowadzące JDG) mogą natomiast od razu po zalogowaniu nadawać wybrane uprawnienia i korzystać z innych funkcjonalności systemu KSeF bez konieczności dodawania administratora.

Zarówno przy tym proces logowania, jak i nadawania uprawnień (w tym dodawania administratora) nie jest trudny i sprowadza się do zaledwie kilku kroków.

W gorącym okresie wdrażania KSeF-u Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa to kompleksowe wsparcie księgowe i pomoc z wprowadzeniem tego rozwiązania w każdej firmie.

Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się jak poprawnie korzystać z systemu KSeF!

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106e ust. 1 pkt 2, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1, 1a i 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, § 2, § 3, § 5, § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.