9 lipca 2021

Jak powołać prokurenta w spółce z o.o.?

Członkowie zarządu spółki z o.o. nie zawsze mają czas prowadzić wszystkie sprawy spółki. Zdarza się też, że ich praca polega na częstych delegacjach i nieobecności w siedzibie spółki. W takich sytuacjach rozwiązaniem może okazać się powołanie prokurenta. Sprawdź, kim jest prokurent i jak prawidłowo go powołać w spółce z o.o.

Spis treści

Kim jest prokurent?

Prokurent jest pełnomocnikiem przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS – w tym spółki z o.o. Prokurent jest umocowany do dokonania czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Czyli jakich? Chodzi chociażby o zawieranie umów w imieniu spółki czy reprezentowanie w postępowaniach przed organami. Prokurent jest też uprawniony do reprezentowania spółki w postępowaniach sądowych. Zakres czynności jest zatem zbliżony do czynności wykonywanych przez zarząd.

Jednak do wykonania niektórych czynności prokurent będzie potrzebował szczególnego pełnomocnictwa. Chodzi tutaj o:

zbycie przedsiębiorstwa,
oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania (np. na podstawie umowy dzierżawy),
zbycie i obciążanie nieruchomości.

Kto może zostać prokurentem w spółce z o.o.?

Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że prokurentem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, która nie została ubezwłasnowolniona, choćby częściowo. Wyjątek stanowi osoba, która co prawda nie jest pełnoletnia, ale nabyła pełną zdolność do czynności prawnych z uwagi na zawarcie małżeństwa. Więcej szczegółów o warunkach, które musi spełnić kandydat na prokurenta, znajdziesz w naszym artykule: Kto może zostać prokurentem w spółce z o.o.?

Powołanie prokurenta a udzielenie prokury

W praktyce używa się wielu pojęć dotyczących prokury. Spotkać można się z określeniem „powołania prokurenta”, „ustanowienia prokurenta” czy „udzielenia prokury”. Wynika to z tego, że czynność powołania prokurenta to tzw. czynność wewnętrzna. Oznacza to, że samo powołanie prokurenta nie prowadzi jeszcze do powstania prokury.

Formalnie do powstania prokury dochodzi w momencie jej udzielenia. Odbywa się to poprzez złożenie pisemnego oświadczenia przez zarząd spółki z o.o., zgodnie z zasadami reprezentacji.

Kto powołuje prokurenta w spółce z o.o.?

Prokurent jest powoływany przez zarząd. Co istotne, powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Oznacza to, że nieobecność chociaż jednego członka zarządu nawet na prawidłowo zwołanym zebraniu przekreśla możliwość powołania prokurenta (przynajmniej do czasu, aż wyrazi on zgodę na jego powołanie). Umowa spółki może jednak modyfikować tę zasadę i przyznawać prawo do powołania prokurenta np. zgromadzeniu wspólników. Stąd, przed powołaniem prokurenta warto prześledzić jej postanowienia.

W jaki sposób udzielić prokury w spółce z o.o.?

Zamęt pojęciowy stwarza wrażenie, że do powstania prokury dochodzi w dwóch etapach. W pierwszej kolejności wszyscy członkowie zarządu powołują prokurenta, a następnie członkowie zarządu uprawnieni do reprezentacji udzielają prokury. W praktyce jednak proces ten nie jest dzielony na dwa etapy. Oznacza to, że powołanie prokurenta i udzielenie prokury najczęściej odbywa się w ramach jednego dokumentu.

Może to polegać na wyraźnym wyrażeniu zgody oraz złożeniu kolejnego oświadczenia o udzieleniu prokury. Prostszym rozwiązaniem jest jednak zawarcie obu tych sformułowań w jednej uchwale podejmowanej przez wszystkich członków zarządu. Przyjmuje się także, że jeśli wszyscy członkowie zarządu podejmują uchwałę o udzieleniu prokury, to oczywistym jest, że jednocześnie wyrażają zgodę na powołanie prokurenta (nawet jeśli nie zostało to wprost sformułowane).

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby sama zgoda została udzielona przez każdego członka zarządu na osobnych oświadczeniach. Z tej możliwości warto skorzystać, gdy trudno jest zebrać cały zarząd jednocześnie.

Uchwała powinna wskazywać przynajmniej dane osobowe prokurenta, w tym imię i nazwisko oraz sposób reprezentacji – np. jednoosobowy lub łączny.

Udzielenie prokury przez Internet

Możliwe jest także wykorzystanie wzorca uchwały o powołaniu prokurenta w systemie teleinformatycznym. Minimalizuje to ryzyko popełnienia błędu. Taka uchwała można zostać podpisana z użyciem kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub podpisów potwierdzonych profilem zaufanym ePUAP. Możliwość ta dotyczy jednak spółek z o.o., których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorca umowy.

Wpis do KRS

Prokura powstaje już w momencie jej udzielenia. Oznacza to, że prokurent może reprezentować spółkę z o.o. od chwili podjęcia uchwały. Prokurę należy jednak zgłosić do KRS. Wpis prokury do rejestru przedsiębiorców ma charakter potwierdzający, tzn. oficjalnie potwierdza fakt udzielenia prokury. Wniosek powinien zostać złożony w terminie 7 dni od dnia udzielenia prokury.

FAQ

Jakie są terminy zgłaszania prokury do KRS?

Prokurę należy zgłosić do KRS w ciągu 7 dni od jej udzielenia, co potwierdza jej istnienie i uprawnienia prokurenta.

Czy prokurent musi być pracownikiem spółki?

Nie, prokurent nie musi być pracownikiem spółki. Może być to osoba spoza struktury organizacyjnej, o ile spełnia wymagania dotyczące pełnej zdolności do czynności prawnych.

Jakie są różnice między powołaniem prokurenta a udzieleniem prokury?

Powołanie prokurenta to czynność wewnętrzna zarządu, natomiast udzielenie prokury to formalne uprawnienie do działania w imieniu spółki, które musi być potwierdzone odpowiednim oświadczeniem.

Podstawa prawna: art. 10 k.c., art. 11 k.c., art. 13 k.c., art. 15 k.c., art. 109¹-109⁵ k.c., art. 109⁸ k.c., art. 208 § 6 k.s.h., art. 208 § 9-10 k.s.h.