29 czerwca 2021

Elektronizacja Krajowego Rejestru Sądowego

1 lipca 2021 r. wejdzie w życie nowelizacja wprowadzająca elektronizację postępowania przed KRS. Zmiana dotyczy sposobu składania wniosków o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS. W praktyce kończy możliwość posługiwania się papierowymi formularzami przez spółki. Reprezentanci będą podpisywali dokumenty elektronicznie, a nowe uprawnienia zyskają profesjonalni pełnomocnicy.

Spis treści

Na czym polega elektronizacja KRS?

Elektronizacja to kolejny krok w szerszym wykorzystaniu systemu teleinformatycznego w funkcjonowaniu spółek. Od 1 lipca 2021 r. wszelkie wnioski dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców będzie można składać wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Wnioski będą podpisywane elektronicznie, tj. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Składać je będą mogły wciąż same spółki zgodnie z zasadami reprezentacji lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Kogo dotyczy wprowadzenie systemu teleinformatycznego w KRS?

Zmiana dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, a więc wszystkich typów spółek. Nowelizacja dotyczy także spółek, które nie zostały założone przez Internet. Podmiotami, które będą miały wybór co do dalszego korzystania z papierowych formularzy lub nowego systemu będą podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

W jaki sposób będą składane wnioski do KRS?

Spółki będą składały wnioski wyłącznie z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (np. na papierowym formularzu) zostanie zwrócony i to bez wzywania do uzupełnienia braków.

Jak dołączyć dokumenty do wniosku do KRS?

Podstawę wpisu do KRS stanowią określone dokumenty. Jeżeli zostaną one sporządzone w postaci papierowej, do wniosku trzeba będzie załączyć odpis elektronicznie poświadczony przez notariusza lub występującego w sprawie adwokata lub radcę prawnego. Czy można obyć się bez notariusza lub pełnomocnika? Tak, wówczas trzeba będzie załączyć skany, a do sądu rejestrowego przesłać w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku oryginały dokumentów albo ich odpisy poświadczone urzędowo.

Jak będą prowadzone akta rejestrowe spółki?

Akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, w tym spółek będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Dotychczasowe papierowe akta nie zostaną jednak przetworzone na akta elektroniczne. Co ważne, akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym mają być udostępniane jawnie – za pośrednictwem strony internetowej. Z pewnością ułatwi to dostęp do akt wszystkim zainteresowanym. Utrzymana zostanie przy tym możliwość przeglądania papierowych akt w czytelniach sądów rejestrowych.

Nasza ocena nowelizacji

Elektronizacja stanowi dobry, kolejny już, krok w ułatwianiu funkcjonowania spółek. Użycie papierowych formularzy skutkowało częstym zwrotem wniosków lub wezwaniami do ich uzupełnienia nawet z błahych powodów. Dostęp do dokumentów spółek online to także pozytywna zmiana. Spółki będą musiały być jednak jeszcze bardziej ostrożne, ponieważ w przypadku ujawnienia wrażliwych danych (np. w protokołach zgromadzeń wspólników) osoby trzecie będą miały do nich łatwiejszy dostęp.

Zmiana z pewnością usprawni również pracę sądów. Stanowi jednak małą rewolucję w postępowaniu rejestrowym, a sam system składania wniosków i elektroniczne formularze wciąż są zagadką. Okres przejściowy może zatem polegać na usprawnianiu systemu i chwilowo utrudnić postępowanie przed KRS. Należy się spodziewać również utrudnień technicznych w funkcjonowaniu zasobów KRS, w tym elektronicznej wyszukiwarki w okolicach 1 lipca.

FAQ

Jakie zmiany wprowadzono w sposobie składania wniosków do KRS?

Wszystkie wnioski muszą być składane przez system teleinformatyczny. Wnioski złożone w formie papierowej będą zwracane bez możliwości uzupełnienia braków. Spółki mają także możliwość korzystania z profesjonalnych pełnomocników, którzy będą mogli składać wnioski w ich imieniu.

Jakie dokumenty są potrzebne przy składaniu wniosków?

Do wniosku należy dołączyć elektronicznie poświadczone dokumenty. Jeśli są one w formie papierowej, muszą być poświadczone przez notariusza lub pełnomocnika, a oryginały trzeba dostarczyć w ciągu trzech dni.

Jakie mogą być trudności związane z nowym systemem?

Wdrażanie nowego systemu może prowadzić do problemów technicznych oraz chwilowych trudności w procesach rejestrowych, a także zwiększać ryzyko ujawnienia wrażliwych danych.

Podstawa prawna: art. 9 ustawy o KRS, art. 10 ust. 1a – 1b ustawy o KRS, art. 19 ustawy o KRS, art. 694^2a k.p.c., art. 694⁴ k.p.c. (w wersjach po nowelizacji).