Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, już 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla dużej części działających w Polsce przedsiębiorców (tj. tych, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż o wartości przekraczającej 200 mln zł). Dwa miesiące później obowiązek korzystania z systemu będą miały także pozostałe firmy (z wyłączeniem tylko najmniejszych przedsiębiorstw, których wartość miesięcznej sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł i które obowiązek ten będą mogły odroczyć aż do końca 2026 roku). Obecnie jesteśmy więc w okresie, w którym KSeF jest jeszcze rozwiązaniem w pełni dobrowolnym. To dobry czas, aby powiedzieć o wadach i zaletach Krajowego Systemu e-Faktur oraz o tym, czy warto go wdrożyć już dziś. Zapraszamy do lektury.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy i czym jest? Od kiedy e-Faktury będą obowiązkowe?

O tym, czym dokładnie jest KSeF, jak działa oraz od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy pisaliśmy już w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

Krótko przypominając jednak najważniejsze informacje, które tam wskazaliśmy: KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system od Ministerstwa Finansów, który służy do: udostępniania, przechowywania, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Przez wielu KSeF nazywany bywa rewolucją w fakturowaniu, gdyż zupełnie zmienia sposób patrzenia na ten proces, wprowadzając jeden, obowiązkowy standard dla wszystkich krajowych podmiotów.

Jesteśmy więc na ostatniej prostej do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur w wersji obowiązkowej. To natomiast oznacza, że to właśnie dzisiaj jest dobry moment, aby poznać wszystkie najważniejsze wady i zalety wynikające z korzystania z tego rozwiązania.

Zalety korzystania z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), czyli o tym, dlaczego warto wdrożyć KSeF już dziś (zalety KSeF)

Zacznijmy przy tym od zalet Krajowego Systemu e-Faktur. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich, które mogą zachęcić do wdrożenia tego wciąż dobrowolnego rozwiązania już dziś.

1. Oszczędność czasu i kosztów

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur oznacza brak konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania faktur w postaci papierowej. To spora oszczędność czasu i kosztów z tym związanych.

2. Brak obowiązku archiwizacji faktur

Obowiązek archiwizacji faktur wynika wprost z artykułu 112 ustawy o VAT.

Zgodnie natomiast z art. 112aa ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Oznacza to, że obowiązek przechowywania faktur dla podatników korzystających z KSeF-u będzie automatycznie spełniony, gdyż zadaniem tym od momentu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zajmuje się sam KSeF (a dokładniej podmiot go prowadzący i nim administrujący, czyli Szef Krajowej Administracji Skarbowej).

Pojęcie „zgubionej faktury” i konsekwencje związane z takim zdarzeniem przestają więc istnieć.

3. Usprawniony przepływ dokumentów z kontrahentami

Wdrożenie KSeF-u to także sposób na usprawnienie procesów związanych z przepływem dokumentów pomiędzy kontrahentami.

Jeden system do wystawiania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur oznacza brak konieczności dłuższego dopasowywania się w tym zakresie do potrzeb i możliwości różnych klientów oraz osobnego przesyłania faktur do każdego z nich (drogą mailową czy tradycyjną).

To także brak konieczności wystawiania ewentualnych duplikatów faktur (np. w razie zagubienia oryginału).

4. Szybszy zwrot podatku VAT

Wprowadzenie KSeF-u oznacza także skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 dni do 40 dni. Rozwiązanie to zostało wprowadzone w ustawie ustalającej terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF-u i z pewnością może przyczynić się do poprawy płynności finansowej wielu firm.

5. Brak konieczności przesyłania do organów podatkowych plików JPK_FA = ograniczenie biurokracji

Plik JPK_FA to plik o skomplikowanej strukturze, który zawiera informacje o wszystkich wystawionych fakturach sprzedażowych. Od lipca 2018 roku obowiązek jego generowania mają podatnicy VAT prowadzący ewidencję księgową w formie elektronicznej.

Plik ten trzeba przy tym przekazywać na każde żądanie organów podatkowych.

Wdrożenie KSeF-u znosi jednak ten obowiązek, co dla wielu często kontrolowanych przez fiskusa podmiotów może być sporym ułatwieniem.

6. Większa transparentność działalności gospodarczej w oczach fiskusa i mniej sposobności do błędów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to dla fiskusa jasny sygnał, że nie mamy niczego do ukrycia. Większa transparentność to natomiast mniej kontroli, czyli kolejny istotny plus.

Ustrukturyzowane faktury to przy tym jeden i ten sam wzór oraz format, a co za tym idzie: mniejsze ryzyko błędów.

7. Możliwość pełnej automatyzacji i integracji z wykorzystywanymi systemami rachunkowymi i księgowymi

KSeF jest utworzony w taki sposób, aby możliwa była jego pełna integracja z wykorzystywanym dotychczas oprogramowaniem finansowo-księgowym. Jak najbardziej otwarta jest więc w tym zakresie droga do automatyzacji wszelkich procesów z tym związanych, a co za tym idzie: kolejna oszczędność czasu i pieniędzy.

Wady KSeF – wyzwania i ryzyka związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur

Oczywiście KSeF to nie tylko same zalety, ale także szereg wad, wyzwań i zagrożeń. Oto najważniejsze z nich!

1. Konieczność wdrożenia systemu KSeF i koszty z tym związane

O tym, jak wygląda proces wdrożenia systemu KSeF w firmie pisaliśmy już w artykule Krajowy System e-Faktur – jak działa? Proces wdrożenia KSeF w firmie – krok po kroku

Powiedzieć należy więc, że wprowadzenie KSeF-u w przedsiębiorstwie (szczególnie dużym) to proces wieloetapowy, który wymaga sporego zaangażowania czasowego, przeprowadzenia stosownych audytów i testów, a także dostosowania i integracji dotychczasowych procesów oraz rozwiązań do wymogów związanych z KSeF.

Nieodzowne jest przy tym również wybranie sposobu uwierzytelniania, nadanie stosownych uprawnień, wprowadzenie nowych procedur oraz organizacja szkoleń dla pracowników.

Wszystko to kosztuje czas i pieniądze oraz wymaga wiedzy lub pomocy specjalistów.

2. Awarie KSeF i konieczność wypracowania rozwiązań na ich wypadek

Wdrożenie KSeF-u musi być także połączone z wypracowaniem rozwiązań na wypadek awarii systemu.

Krajowy System e-Faktur już w przyszłym roku stanie się bowiem jednym z bardziej obciążonych systemów informatycznych w Polsce. Awarie i przestoje na pewno będą się więc przy nim zdarzały, co zresztą sam ustawodawca założył w artykułach 106ne-106nha ustawy o VAT, wskazując jak zachować się w takich sytuacjach.

3. Wysokie kary za niewystawienie lub nieprzekazanie faktury

Zgodnie z ustępem 1 artykułu 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną w wysokości do nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Taką karę otrzymać może każdy, kto mimo takiego obowiązku:

• Nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF;
• W okresie trwania awarii systemu KSeF albo jego niedostępności nie wystawił faktury poza KSeF zgodnie z udostępnionym wzorem;
• Nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury wystawionej zgodnie z udostępnionym wzorem.

4. Zwiększone ryzyko wycieku danych

Pełna digitalizacja wszelkich kwestii związanych z fakturowaniem ma pewną bardzo ważną dzisiaj wadę. Jest to oczywiście zwiększone ryzyko cyberataków i wycieku danych.

Wdrożenie KSeF-u wiąże się tym samym z koniecznością pamiętania o cyberbezpieczeństwie.

Należy jednak szczerze wskazać w tym zakresie, że ryzyka związanego z cyberatakami i tak nie jesteśmy w stanie w pełni samodzielnie wyeliminować.

Wyłącznym administratorem danych zawartych w Krajowym Systemie e-Faktur jest bowiem Szef Krajowej Administracji Skarbowej i to także od niego zależeć będzie bezpieczeństwo naszych danych.

Poza tym nawet najlepsze zabezpieczenia są możliwe do złamania. Ryzyka cyberataku i potencjalnego wycieku nigdy nie będą więc zerowe.

5. Konieczność stałego dostępu do Internetu

Do wystawiania faktur w systemie KSeF niezbędny jest Internet. Choć w 2025 roku wymóg ten może nie wydawać się trudny do spełnienia, to pamiętać należy, że są sytuacje, przy których zapewnienie stabilnego łącza internetowego może stanowić pewne wyzwanie. Dotyczy to szczególnie firm działających w terenie oraz przypadków koniecznego wystawienia faktury w danym momencie.

6. Konieczność bieżącego śledzenia zmian związanych z KSeF

KSeF to rozwiązanie, które nie jest jeszcze w swojej pełnej i ostatecznej formie.

Wciąż trwają między innymi prace legislacyjne nad nowym Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Niewykluczone są także inne zmiany KSeF-u – czy to te związane z jego funkcjonalnościami, czy też aspektami prawnymi.

Wdrożenie KSeF-u oznacza więc konieczność bieżącego śledzenia wszelkich zmian, które związane są z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, już od przyszłego roku stanie się obowiązkowy dla większości działających w Polsce przedsiębiorców.

Jest to przy tym rozwiązanie, które posiada wiele istotnych zalet (przede wszystkim związanych z oszczędnością czasu i kosztów, ułatwieniem procesów, większą możliwością ich automatyzacji oraz pewnymi uproszczeniami fiskalnymi), ale także wad. Wśród tych drugich wymienić należy przede wszystkim: koszty związane z wdrożeniem tego rozwiązania, możliwe awarie i przestoje systemu, zwiększone ryzyko wycieku danych oraz wysokie kary za ewentualne nieprawidłowości.

Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem systemu KSeF w swojej firmie? A może masz więcej pytań w tym zakresie?

Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa zapewnia kompleksowe wsparcie księgowe i pomoc ze zrozumieniem e-Fakturowania oraz jego wprowadzeniem w każdym przedsiębiorstwie.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106j ust. 2, art. 106m ust. 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106r, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1 i 1a, art. 106na, art. 106nb, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112aa ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 roku, § 2, § 3, § 5, § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, projekt Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.