Tryby offline KSeF – jak działać w razie awarii lub niedostępności systemu?

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie online, które pozwala wystawiać, udostępniać, odbierać i przechowywać faktury elektroniczne. Co jednak w sytuacji problemów technicznych, awarii lub niedostępności systemu? Jak w takiej sytuacji poprawnie działać, aby nie narazić się na kary związane z naruszeniami przepisów o KSeF (o których pisaliśmy w artykule Obowiązkowy KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy. Jakie są kary za naruszenie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (w tym niewdrożenie KSeF w terminie)? Zapraszamy do lektury artykułu pt.: „Tryby offline KSeF – jak działać w razie awarii lub niedostępności systemu?”

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest i jak działa?

O tym, czym dokładnie jest KSeF pisaliśmy w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

O sposobie działania tego systemu opowiadaliśmy z kolei w tekście Krajowy System e-Faktur – jak działa? Proces wdrożenia KSeF w firmie – krok po kroku.

Krótko podsumowując informacje zawarte w tych wpisach, trzeba przypomnieć, że Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to obowiązkowy, ogólnopolski system od Ministerstwa Finansów do wystawiania, udostępniania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych.

System ten, jak można się domyślić, działa w systemie online, co oznacza, że do jego obsługi potrzebny jest Internet oraz stosowna infrastruktura techniczna. Jak każdy system online KSeF jest ponadto podatny na awarie, przejściowe problemy techniczne oraz ataki hakerskie. O wszystkich tych sytuacjach pomyślał ustawodawca, który w przepisach ustawy o VAT (wspominających o Krajowym Systemie e-Faktur) wprowadził 4 tryby offline systemu KSeF. O każdym z tych trybów piszemy krótko poniżej.

Tryb offline24 – czym jest tryb offline24 w KSeF? Faktury w trybie offline w razie braku Internetu lub innych problemów przedsiębiorcy

Pierwszy z trybów offline KSeF to tryb offline24. Opisany on został w artykule 106nda ustawy o VAT i może zostać zastosowany w każdym przypadku wystąpienia po stronie przedsiębiorcy problemów z wystawieniem lub przesłaniem faktury do systemu KSeF w czasie rzeczywistym (np. w wyniku przerwy w dostępie do Internetu).

Z trybu offline24 może przy tym skorzystać każdy podatnik i to bez potrzeby udowadniania zaistniałych problemów technicznych czy spełniania jakichkolwiek dodatkowych warunków.

W praktyce tryb ten polega na wystawieniu faktury w postaci elektronicznej według obowiązującego wzoru struktury logicznej faktury (a więc struktury FA(3)) oraz dosłaniu jej do KSeF najpóźniej do następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.

Tryb offline KSeF na wypadek niedostępności KSeF: jak wygląda wystawienie faktury w trybie offline w czasie niedostępności systemu KSeF?

Drugi z trybów offline wprowadzonych przez polskiego ustawodawcę w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy sytuacji czasowej niedostępności KSeF-u. Mowa tu na przykład o czasie planowanych prac serwisowych w obrębie systemu czy krótkiej, niespodziewanej jego awarii.

Informacje o takich sytuacjach minister finansów umieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej, wskazując każdorazowo na okres trwania niedostępności systemu.

W tym czasie przedsiębiorcy wystawiają faktury w postaci elektronicznej zgodnie z funkcjonującym wzorem i najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po przywróceniu dostępności systemu są zobowiązani przesłać je do KSeF-u.

Co w przypadku dłuższej awarii KSeF? Specjalny tryb awaryjny KSeF i konieczność przesłania do KSeF faktury wystawionej w trybie awaryjnym w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii

W sytuacji nieco poważniejszych problemów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur będziemy mieć do czynienia z tak zwanym trybem awaryjnym.

Informacje o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej zamieszcza każdorazowo minister właściwy do spraw finansów publicznych (a więc identycznie jak w przypadku czasowej niedostępności systemu). Komunikaty te dodatkowo będą jednak również widoczne w oprogramowaniu interfejsowym KSeF.

W czasie awarii systemu KSeF sposób działania przedsiębiorców zasadniczo nie zmienia się względem wcześniej opisanych trybów. Znów więc zobowiązani są oni do wystawiania faktur elektronicznych według ustalonego wzoru (i struktury FA(3)).

Po zakończeniu awariipodatnicy mają tu jednakaż 7 dni roboczych na przesłanie do KSeF-u faktur wystawionych w jej trakcie.

Awaria całkowita systemu KSeF — faktury offline: elektroniczne lub papierowe i brak konieczności przesyłania faktur do KSeF

Ostatni wynikający z ustawy o VAT tryb offline Krajowego Systemu e-Faktur został zarezerwowany dla sytuacji ekstremalnych – zagrażających kraju lub jego infrastrukturze.

To przypadki, przy których informacje o awarii, zamiast w Biuletynie Informacji Publicznej czy oprogramowaniu interfejsowym, mogą być ogłaszane w środkach społecznego przekazu (np. radiu, telewizji czy Internecie).

Tryb całkowitej awarii KSeF zakłada przy tym możliwość wystawiania faktur w postaci papierowej lub elektronicznej oraz brak obowiązku stosowania wzoru e-Faktury. Nie ma tu również konieczności przesyłania do KSeF faktur wystawionych w czasie takiej awarii (również po jej ustaniu).

Podsumowanie: Tryby offline KSeF – jak działać w razie awarii lub niedostępności systemu?

W razie problemów technicznych, awarii lub niedostępności systemu KSeF, ustawa o VAT przewiduje 4 opisane wyżej tryby offline.

Powyższe tryby, pozwalające na wystawianie faktur poza KSeF, to jednak wyjątki od obowiązku e-Fakturowania online przy użyciu systemu KSeF.

Pamiętaj o tym i zawsze działaj zgodnie z obowiązującymi przepisami! Przepisy te nakładają bowiem konkretne obowiązki związane z systemem KSeF na coraz większą liczbę polskich przedsiębiorstw…

Bez względu więc na to, czy obowiązek wdrożenia KSeF-u już objął Twoją firmę, czy też dopiero czeka Cię to w najbliższych miesiącach, już teraz warto przygotować się do tego rozwiązania!

Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa to kompleksowa pomoc w tym zakresie. Zapraszamy do kontaktu i skorzystania z oferowanego przez nas wsparcia przy wdrożeniu systemu KSeF.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106e ust. 1 pkt 2, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1, 1a i 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.