Numer KSeF – co oznacza i gdzie go znaleźć?

Co oznacza numer KSeF i gdzie go znaleźć? Jaki jest format numeru KSeF i jego struktura? Do czego służy numer KSeF i dlaczego jest ważny? Czy numer KSeF jest tym samym co numer faktury? Czym jest identyfikator zbiorczy i w czym może być pomocny? Na wszystkie te pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Czym jest numer KSeF? Numer KSeF – co to, co oznacza i ile ma znaków? Numer KSeF – format i struktura. Gdzie znaleźć numer referencyjny KSeF? Faktura w KSeF — numeracja faktur

Numer KSeF to unikalny numer nadany automatycznie dla każdej faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur po jej wysłaniu i przyjęciu do tego systemu.

Numer KSeF e-Faktury nie jest przy tym częścią pliku XML tej faktury i nie stanowi elementu faktury. Jest natomiast niezwykle istotny w kontekście wielu obszarów działalności i rozliczeń.

Należy więc wiedzieć, że numer KSeF znajdziemy w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (a więc UPO, czyli dokumencie stanowiącym formalne potwierdzenie odbioru dokumentu przez KSeF), wygenerowanym przez system po przyjęciu faktury.

Numer KSeF znajdziemy również w nagłówku wizualizacji dokumentu – zarówno w samym systemie KSeF, jak i w wybranych programach komercyjnych.

Numer KSeF faktury – do czego służy i dlaczego jest ważny? KSeF 2.0 – dokumenty, faktury w formacie XML, płatności, JPK VAT

Numer KSeF jest ważny, ponieważ po wprowadzeniu przez Ministerstwo Finansów obowiązkowego KSeF-u (o tym, od kiedy i dla kogo Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy pisaliśmy już w artykule Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.), to ten właśnie numer z perspektywy państwowych organów kontrolujących stanie się kluczowym identyfikatorem faktur.

Oprócz tego o numerze KSeF koniecznie trzeba będzie pamiętać przy:

• Wystawianiu kolejnych faktur zaliczkowych (które będą musiały zawierać numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych);
• Wystawianiu faktury rozliczającej (która również będzie musiała zawierać numery KSeF faktur zaliczkowych);
• Wystawianiu faktury korygującej (która zawierać będzie numery KSeF faktur pierwotnych);
• Płatnościach za faktury, w tym w szczególności w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP), gdzie o numerze KSeF trzeba będzie pamiętać przy komunikacie przelewu;
• Plikach JPK (w tym JPK_VAT) – gdzie numer KSeF będzie musiał być wskazany w części ewidencyjnej.

Numer KSeF e-Faktury a numer faktury nadany przez podatnika – czym różni się i czy to jest to samo? Krajowy System e-Faktur – zmiany dla podatników

Opisując temat numeru KSeF, koniecznie i bardzo wyraźnie należy wskazać, że numer KSeF wystawionej faktury to nie to samo co numer faktury nadany przez podatnika.

Numer KSeF, jak zostało już wyżej zauważone, to bowiem numer nadany automatycznie dla każdej faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur po jej wysłaniu i przyjęciu przez ten system. To więc identyfikator techniczny e-Faktury, który będzie wykorzystywany w zakresie wskazanym powyżej. Nie zastąpi jednak numeru faktury, który wciąż obowiązkowo będzie wykazywany na każdej fakturze oraz w umowach, aneksach, regulaminach oraz innych wewnętrznych dokumentach i procedurach firmowych.

Numer faktury to bowiem obowiązkowy element składowy każdej faktury, który nadawany jest przez jej wystawcę w ramach przyjętej serii. To więc numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (czyli numer faktury „nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”, który musi znaleźć się na każdej wystawionej fakturze).

Numer KSeF a identyfikator zbiorczy – jeden przelew dla wielu faktur ustrukturyzowanych

Obok numeru KSeF warto także powiedzieć o tak zwanym identyfikatorze zbiorczym. To numer nadany dla co najmniej dwóch e-Faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę.

Zbiorczy identyfikator może być wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF lub w komercyjnym programie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF-em – zarówno przez wystawcę faktur, jak i ich odbiorcę.

Identyfikator zbiorczy, podobnie jak numer KSeF składa się z następujących po sobie znaków, tym razem oznaczających:

• NIP generującego (pierwsze 10 znaków);
• Oznaczenie IZ (oznaczające identyfikator zbiorczy);
• Rok i miesiąc wygenerowania identyfikatora zbiorczego (6 znaków);
• Część techniczną identyfikatora zbiorczego (12 znaków);
• Cyfry kontrolne (2 znaki).

Wprowadzenie identyfikatora zbiorczego to spore ułatwienie przede wszystkim dla tych przedsiębiorców, którzy chcą regulować wiele zobowiązań jednym przelewem.

Podsumowanie: Numer KSeF – co oznacza i gdzie go znaleźć?

Numer KSeF to unikalny numer nadany dla każdej faktury wystawionej i przyjętej w Krajowym Systemie e-Faktur.

Numer KSeF e-Faktury nie jest przy tym częścią pliku XML faktury i nie stanowi jej elementu. Będzie natomiast niezwykle ważny w kontekście wielu obszarów, w tym w szczególności przy wystawianiu faktur zaliczkowych, faktur rozliczających oraz faktur korygujących, a także przy płatnościach i plikach JPK.

Numeru KSeF nie można natomiast mylić z numerem faktury (czyli numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, który nadawany jest przez wystawcę faktury i stanowi jej obowiązkowy element) oraz z identyfikatorem zbiorczym, który ma umożliwiać przedsiębiorcom regulowanie wielu zobowiązań jednym przelewem.

Doskonale wiemy, że zagadnienia związane z Krajowym Systemem e-Faktur nie są proste, a dla wielu przedsiębiorców wdrożenie tego systemu stanowi prawdziwe wyzwanie.

Dlatego właśnie na naszym blogu przygotowaliśmy szereg artykułów tłumaczących KSeF i sposób jego wdrożenia.

W tym drugim kontekście szczególnie polecamy artykuł Krajowy System e-Faktur – jak działa? Proces wdrożenia KSeF w firmie – krok po kroku.

Jeżeli informacje w nim zawarte nie będą dla Ciebie wystarczające – zachęcamy do kontaktu. Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa to bowiem kompleksowe wsparcie księgowe i pomoc ze zrozumieniem e-Fakturowania oraz jego wdrożeniem w każdej firmie.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 106e ust. 1 pkt 2, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106j ust. 2, art. 106m ust. 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106r, art. 112, art. 112aa Ustawy o VAT, art. 29a ust. 13, 13a, 13b, 13c i 15c, art. 106ga, art. 106gb, art. 106gba, art. 106gc, art. 106gd, art. 106h, art. 106j ust. 2, art. 106l, art. 106m ust. 1 i 1a, art. 106na, art. 106nb, art. 106nd, art. 106nda, art. 106ne, art. 106nf, art. 106ng, art. 106nh, art. 106nha, art. 106ni, art. 106r, art. 106s, art. 108g, art. 112aa ustawy o VAT w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 roku, § 2, § 3, § 5, § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, projekt Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.