Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

Co to jest KSeF i od kiedy stanie się obowiązkowy? W niniejszym artykule odpowiadamy na te pytania, opisując, na czym polega Krajowy System e-Faktur oraz przedstawiając etapy jego obowiązkowego wdrożenia w 2026 roku dla wszystkich działających w Polsce przedsiębiorców. Obowiązek wdrożenia KSeF nie ominie bowiem także tych prowadzących niewielką jednoosobową działalność gospodarczą oraz tych, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT! Przeczytaj i przygotuj się na obowiązkowy KSeF 2026 razem z Wprawieni Kancelaria Prawna i Podatkowa.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest? Na czym polega KSeF i jak korzystać z KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to przygotowany przez Ministerstwo Finansów ogólnopolski system, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, udostępnianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli faktur elektronicznych, mających taki sam wzór i format oraz indywidualnie przydzielony numer identyfikacyjny).

Administratorem danych zawartych w Krajowym Systemie e-Faktur jest przy tym Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który zgodnie z ustawą system ten prowadzi. Fakt ten, w połączeniu z ujednoliceniem wzoru i formatu e-Faktur oraz procesu ich wystawiania i wymiany, ma znacząco usprawnić wszelkie kwestie fiskalne, a jednocześnie ułatwić przedsiębiorcom wymianę dokumentów rozliczeniowych, wystawianie ewentualnych faktur korygujących oraz archiwizację (która w przypadku faktur w systemie KSeF ma być automatyczna na okres 10 lat).

KSeF to więc nowy standard fakturowania, który ma przynieść realne zalety zarówno dla firm, jak i dla kontrolującego je fiskusa.

Warto przy tym wiedzieć, że KSeF wcale nie jest rozwiązaniem nowym. Funkcjonuje bowiem w naszym kraju w różnych formach już od końca 2021 roku.

To jednak w tym właśnie momencie zainteresowanie tematem Krajowego Systemu e-Faktur jest rekordowe. Wszystko przez zmianę charakteru KSeF-u, który już w przyszłym roku z rozwiązania w pełni dobrowolnego, stanie się systemem obowiązkowym i to dla wszystkich działających w Polsce przedsiębiorców.

e-Faktury – od kiedy? Od kiedy system KSeF i dla kogo obowiązkowy? Obowiązkowy KSeF 2.0 – harmonogram wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców w 2026 r.

Obowiązkowy KSeF wdrażany będzie przy tym następującymi po sobie etapami.

Pierwszy z nich rozpocznie się już 1 lutego 2026 roku i obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż o wartości przekraczającej 200 milionów złotych.

Drugi z etapów zacznie się z kolei w dniu 1 kwietnia 2026 roku. Od tej daty z KSeF-u obowiązkowo zaczną korzystać także pozostałe firmy (w tym również te, które nie posiadają statusu czynnego podatnika VAT).

Najmniejsi podatnicy, których wartość sprzedaży nie przekracza miesięcznie 10 tysięcy złotych, będą przy tym mogli odroczyć obowiązek wystawiania faktur w KSeF aż do końca 2026 roku.

Podsumowanie: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest? Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 r.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu, która już wkrótce ma stać się powszechnym standardem dla wszystkich podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Dotyczy to więc nie tylko dużych firm, ale także najmniejszych JDG i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z podatku VAT (o tym, kiedy warto korzystać ze zwolnienia z VAT oraz kiedy trzeba być na podatku VAT, pisaliśmy już w artykule Zakładam działalność – czy rejestrować się na VAT?).

KSeF to przy tym ogólnopolski system, służący przedsiębiorcom do wystawiania, udostępniania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w prosty i szybki sposób.

Choć dotychczas korzystanie z niego było dobrowolne, już w przyszłym roku stanie się obowiązkowe i to w praktyce dla wszystkich działających w Polsce przedsiębiorstw.

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie faktury wystawiać przez KSeF będą bowiem musieli przedsiębiorcy, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 milionów złotych. 2 miesiące później (a więc 1 kwietnia 2026 roku) dołączą do nich natomiast także pozostałe firmy – z wyłączeniem jedynie tych najmniejszych (z miesięcznymi przychodami nieprzekraczającymi 10 tysięcy złotych). Te ostatnie obowiązek wystawiania e-Faktur mogą odroczyć aż do końca 2026 roku.

Potrzebujesz pomocy w zakresie wdrożenia KSeF w swojej firmie? Nasza kancelaria to doradcy podatkowi, prawnicy i księgowi do Twojej pełnej dyspozycji w jednym miejscu. Pomagamy także przy kwestiach związanych z fakturowaniem – w tym również przez Krajowy System e-Faktur.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 106f ust. 3 i 4, art. 106j ust. 2, art. 106m ust. 5, art. 106n, art. 106na, art. 106nb, art. 106nc, art. 106nd, art. 106r Ustawy o VAT, § 2, § 3, § 5, § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.