Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – jak i kiedy złożyć?

Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wielu przedsiębiorców odkłada to zadanie na ostatnią chwilę, tymczasem niedopełnienie formalności może skończyć się nałożeniem kary grzywny, a nawet rozwiązaniem spółki przez sąd.

W poniższym artykule chcielibyśmy Państwu wyjaśnić:

• czym jest sprawozdanie finansowe,
• kto sporządza i zatwierdza sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.,
• w jakim terminie i jak należy je złożyć do KRS,
• oraz jakie są konsekwencje w przypadku niedopełnienia obowiązków sprawozdawczych spółki.

Czym jest sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności spółki. Jest to zestawienie pokazujące, jaka jest sytuacja majątkowa i wynik finansowy spółki, dzięki niemu możemy się dowiedzieć jakiej wartości majątek spółka posiada, ile zarobiła, jakie ma zobowiązania, czy osiągnęła zysk lub stratę.

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu, czyli zestawienia aktywów (majątku) i pasywów (źródeł finansowania) na dzień kończący rok obrotowy,
• rachunku zysków i strat, w którym wykazuje się przychody, koszty, zyski, straty oraz obowiązkowe obciążenia wynikające z działalności firmy,
• informacji dodatkowej (czyli objaśnień do danych finansowych)
• oraz jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, z zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych.

Kto sporządza, a kto zatwierdza sprawozdanie finansowe sp. z o.o.?

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jest obowiązkiem członków zarządu spółki. Ustawa o rachunkowości nazywa ich kierownikami jednostki. Technicznie sprawozdanie finansowe jest przygotowane przez księgową, biuro rachunkowe lub doradcę podatkowego, ale to zarząd spółki ponosi formalną odpowiedzialność za wykazane w sprawozdaniu dane.

Sprawozdanie finansowe jest sporządzane w formie elektronicznej, a podpisuje je kierownik jednostki (tj. zarząd) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa). Sprawozdanie finansowe należy podpisać profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, obecnie nie ma już możliwości złożenia odręcznego podpisu.

Więcej na temat poprawnego podpisywania sprawozdania finansowego pisaliśmy w naszym artykule: Jak podpisać sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Dla większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego upływa 31 marca.

Następnie zarząd przedkłada sprawozdanie wspólnikom (czyli właścicielom spółki), którzy na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmują uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki.  Wspólnicy na tym samym zgromadzeniu podejmują również uchwałę o podziale zysku (np. o wypłacie dywidendy) lub pokryciu straty.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zwykle dniem bilansowym jest 31 grudnia, a więc sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca kolejnego roku.

W jakim terminie i jak należy złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez wspólników spółki, zarząd ma obowiązek złożyć dokumenty do KRS w ciągu 15 dni. Złożenie sprawozdania finansowego w KRS co do zasady jest bezpłatne, Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej opłaty (wyjątkiem jest złożenie sprawozdania przez portal S24).

Komplet dokumentów składanych do KRS obejmuje:

• sprawozdanie finansowe,
• uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• dodatkowo w niektórych sytuacjach wymagane jest złożenie sprawozdania z działalności spółki oraz innych dokumentów tj. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej, opinię biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

Od kilku lat sprawozdania finansowe można składać wyłącznie elektronicznie w formacie XML. Do generowania pliku można użyć przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/

Do wysyłania dokumentów służy natomiast ministerialny system Repozytorium Dokumentów Finansowych, który jest bezpłatny i dostępny na stronie: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/

Aby złożyć sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych, należy:

• posiadać profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny,
• założyć konto w portalu eKRS,
• następnie po zalogowaniu wyszukać podmiot po numerze KRS,
• wskazać, za jaki okres składane jest sprawozdanie oraz dołączyć dokumenty w osobnych plikach,
• następnie należy złożyć oświadczenie z potwierdzeniem, że dokumenty są podpisane przez uprawnione osoby,
• zweryfikować i podpisać zgłoszenie profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (można również przekazać zgłoszenie do podpisu innej uprawnionej osobie),
• na końcu należy wysłać zgłoszenie do Repozytorium.

Ponadto istnieje możliwość złożenia w KRS odpłatnie wniosku w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych poprzez system S24. Ten tryb dotyczy jedynie osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, których numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania?

Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może mieć poważne konsekwencje:

• sąd rejestrowy może wezwać do złożenia sprawozdania w ciągu 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny,
• następnie sąd może ukarać członków zarządu grzywną lub karą ograniczenia wolności,
• sąd może również rozwiązać spółkę z urzędu (gdy sprawozdania nie są składane za 2 kolejne lata obrotowe),
• natomiast organy podatkowe mogą wszcząć dodatkowo kontrolę,
• spółka nie może wypłacić wspólnikom dywidendy, jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone,
• niezłożenie sprawozdania może wpłynąć również na decyzję banków przy udzieleniu kredytu lub leasingu. 

Dlatego należy pilnować terminu na złożenie sprawozdania finansowego, jest to obowiązek ustawowy, którego niezachowanie niesie ze sobą negatywne skutki.

Złożenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. wymaga przygotowania konkretnych dokumentów oraz ich poprawnego złożenia w KRS. Jeśli chcą Państwo uniknąć problemów formalnych i mieć pewność, że dokumenty zostały przygotowane zgodnie z prawem, prosimy o kontakt z nami. Zapewniamy kompleksową pomoc od przygotowania pełnej dokumentacji finansowej spółki z o.o, poprzez przygotowanie niezbędnej dokumentacji, uchwał, po złożenie jej do KRS.

Podstawa prawna: art. 19e ustawy o KRS, art. 45 ust. 2, art. 52 -53, art. 69 ustawy o rachunkowości, art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h.