Jak zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. jest odrębnym i formalnym etapem po jego sporządzeniu i podpisaniu. Obejmuje przeprowadzenie zgromadzenia wspólników, podjęcie odpowiednich uchwał oraz wykonanie obowiązków rejestrowych. Co do zasady proces ten ma charakter cykliczny i dotyczy rocznych sprawozdań finansowych.

Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje kto, w jakiej formie i w jakim terminie zatwierdza sprawozdanie finansowe. Natomiast jeśli są Państwo zainteresowani procedurą podpisywania sprawozdań finansowych, zapraszamy do lektury naszego artykułu: Jak podpisać sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest kompetencją zgromadzenia wspólników. To wspólnicy formalnie oceniają roczne wyniki, sytuację spółki i podejmują decyzje dotyczące roku obrotowego.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. zatwierdza zgromadzenie wspólników, ponieważ to ono pełni funkcję organu właścicielskiego i posiada wyłączną kompetencję do oceny wyników finansowych spółki za dany rok obrotowy. Zarząd spółki jedynie przedstawia dokumenty i proponuje podział zysku lub sposób pokrycia straty, ale nie ma prawa samodzielnie zatwierdzić sprawozdania. Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, jej rola ogranicza się do nadzoru i ewentualnej opinii – nie zastępuje ona zgromadzenia wspólników. Z odmienną sytuacją mamy do czynienia w przypadku jednoosobowej spółki z o.o., w której zatwierdzenia dokonuje jedyny wspólnik poprzez złożenie pisemnego oświadczenia.

Dodać należy, że zgromadzenie wspólników nie może przenieść tej kompetencji na zarząd ani pełnomocnika. Uchwała zatwierdzająca musi zostać podjęta formalnie na zgromadzeniu, zwołanym zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie?

Co do zasady termin na zatwierdzenie sprawozdania wynosi do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Najczęściej rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, więc ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego przypada na dzień 30 czerwca następnego roku.

Więcej na temat złożenia w KRS sprawozdania finansowego pisaliśmy w naszym artykule: Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – jak i kiedy złożyć?

Jakie dokumenty przedstawia zarząd sp. z o.o. wspólnikom do zatwierdzenia?

Zarząd przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego przedkłada zgromadzeniu wspólników pełen pakiet dokumentów rocznych:

• sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie zarządu z działalności spółki,
• opinię i raport biegłego rewidenta – jeśli spółka podlega badaniu,
• propozycję podziału zysku lub pokrycia straty,
• ewentualne inne dodatkowe dokumenty wymagane umową spółki.

Dokumenty te powinny być udostępnione wspólnikom co najmniej 15 dni przed zgromadzeniem, chyba że wszyscy wyrażą zgodę na krótszy termin.

Jakie uchwały podejmuje zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie wspólników, na którym zatwierdzane jest sprawozdanie finansowe, musi zostać przeprowadzone zgodnie z wymogami kodeksu spółek handlowych. Przebieg zgromadzenia wspólników dokumentuje się protokołem, który obejmuje również podjęte uchwały oraz listę obecności. Samo głosowanie odbywa się zgodnie z liczbą posiadanych udziałów (głosów), uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (50% plus 1 głos), chyba że umowa spółki wymaga większości kwalifikowanej.

W jego trakcie wspólnicy podejmują kilka kluczowych uchwał:

• o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności,
• o podziale zysku lub pokryciu straty,
• o udzieleniu absolutorium członkom zarządu za dany rok.

Jeżeli spółka była badana, zgromadzenie zapoznaje się także z opinią biegłego rewidenta, co bywa potwierdzone odrębną uchwałą.

Co trzeba złożyć do KRS po zatwierdzeniu?

Po zatwierdzeniu sprawozdania zarząd musi złożyć w Repozytorium Dokumentów Finansowych komplet dokumentów w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwał.

Trzeba pamiętać, że wraz ze sprawozdaniem finansowym do Repozytorium należy złożyć również podpisane uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty.

Należy pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie, wówczas zarząd ma obowiązek złożyć je w KRS dwukrotnie: najpierw w ciągu 15 dni po tym terminie, a potem w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Więcej na temat złożenia w KRS sprawozdania finansowego pisaliśmy w naszym artykule: Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – jak i kiedy złożyć?

Podsumowanie

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego sp. z o.o. oznacza, że wspólnicy zaakceptowali zawarte w nim informacje dotyczące kondycji finansowej spółki, równocześnie jest to akceptacja działań podejmowanych przez zarząd spółki.

Poprawnie przeprowadzone zatwierdzenie sprawozdania finansowego zabezpiecza spółkę przed ewentualnymi sankcjami i co najważniejsze z punktu widzenia wspólnika, otwiera mu drogę do wypłaty dywidendy, bowiem niezatwierdzenie sprawozdania finansowego wyłącza możliwość podziału zysku czy też pokrycia straty.

Podstawa prawna:

• art. 53  ustawy o rachunkowości, art. 228 pkt 1, art. 231 § 1 k.s.h.