Jak podpisać sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Podpisanie sprawozdania finansowego jest jednym z obowiązków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Choć sam dokument sporządza główny księgowy lub biuro rachunkowe, odpowiedzialność za jego prawidłowe zatwierdzenie, podpisanie i złożenie spoczywa na zarządzie. Co istotne, od kilku lat sprawozdanie finansowe może być przygotowane i podpisane wyłącznie w formie elektronicznej.

Poniżej przedstawiamy Państwu praktyczne informacje, kto, jak i w jakiej formie powinien podpisać sprawozdanie finansowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, którzy pełnią swoją funkcję na moment podpisania sprawozdania.

Tak więc sprawozdanie finansowe spółki z o.o. musi zostać podpisane przez:

• głównego księgowego lub biuro rachunkowe,
• wszystkich członków zarządu (brak podpisu jednego członka zarządu wymaga pisemnego uzasadnienia odmowy, które dołącza się do sprawozdania)

Jeżeli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, podpis składa osoba uprawniona, zgodnie z zakresem udzielonego jej umocowania. Sprawozdania finansowego nie może podpisać pełnomocnik, a brak podpisu choćby jednego członka zarządu powoduje, że dokument nie zostanie przyjęty w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Podpisy muszą zostać złożone indywidualnie, przez każdą z osób.

Istotna jest również kolejność składania podpisów, najpierw podpisuje księgowy, a następnie wszyscy członkowie zarządu. Ostatnia osoba podpisująca dodaje oświadczenie dotyczące kompletności sprawozdania. Należy pamiętać, że osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego podpisują jeden plik (nie można złożyć kilku odrębnych plików ze sprawozdaniem).

Jakim podpisem można podpisać sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe można podpisać jednym z trzech rodzajów podpisu elektronicznego:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany (profil zaufany na platformie ePUAP),
• podpis osobisty (e-dowód).

Należy pamiętać, że podpis zaufany wymaga aktywnego profilu zaufanego oraz potwierdzenia tożsamości w systemie ePUAP lub bankowości elektronicznej, co może wydłużyć proces. Natomiast podpis osobisty (e-dowód) działa wyłącznie, gdy użytkownik posiada odpowiedni czytnik i aktywowane certyfikaty.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że członek zarządu będący cudzoziemcem, nieposiadający numeru PESEL, może podpisać dokument wyłącznie podpisem kwalifikowanym. Warto również wcześniej sprawdzić, czy podpis kwalifikowany jest zgodny z polskimi standardami XAdES – nie każdy zagraniczny certyfikat przechodzi weryfikację.

Gdzie można podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdania finansowe można podpisać m.in. za pomocą aplikacji do elektronicznego podpisywania dokumentów, np. dedykowanej do tego aplikacji Ministerstwa Finansów:

https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER

Jakie dokumenty muszą zostać podpisane?

W spółce z o.o. podpisuje się:

• sprawozdanie finansowe w formacie XML (dokument generowany według struktury wymaganej przez Ministerstwo Finansów),
• sprawozdanie zarządu z działalności spółki (w formacie PDF),
• sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli spółka podlega badaniu).

Sprawozdanie w formacie XML nie jest klasycznym „plikiem tekstowym”, lecz dokumentem generowanym z programu księgowego, który musi odpowiadać aktualnej strukturze logicznej określonej przez Ministerstwo Finansów. Ponadto sprawozdanie zarządu, mimo że podpisywane w PDF, również musi zostać podpisane podpisem elektronicznym, najlepiej w wersji umożliwiającej wielokrotne podpisanie w jednym pliku.

Jak sprawdzić prawidłowość złożonych podpisów przed złożeniem sprawozdania?

Aby uniknąć opisanych powyżej nieprawidłowości, przed wysłaniem dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych warto sprawdzić prawidłowość podpisów i struktury pliku. Można to zrobić poprzez: zalogowanie się na stronie internetowej: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start, następnie wczytanie sprawozdania w formacie XML oraz sprawdzenie, czy są podpisy wszystkich osób.

Strona ta umożliwia nie tylko sprawdzenie podpisów, ale również automatyczną walidację struktury XML i porównanie jej z aktualnymi schematami. Jeżeli system zgłosi błędy, dokument należy ponownie wygenerować w odpowiedniej wersji.

Podsumowanie

Podpisanie sprawozdania finansowego spółki z o.o. jest procesem wymagającym koordynacji między działem księgowości a zarządem. Aby dokument został zaakceptowany przez KRS, konieczne jest:

• podpisanie sprawozdania przez księgowego oraz cały zarząd,
• użycie właściwej formy podpisu elektronicznego,
• podpisanie zarówno sprawozdania finansowego (XML), jak i sprawozdania z działalności spółki (PDF).

Poprawne podpisanie sprawozdania jest warunkiem skutecznego złożenia dokumentów do KRS – błędy na tym etapie skutkują formalnym zwrotem i mogą narażać spółkę na sankcje za nieterminowe złożenie sprawozdania.

Właściwa procedura eliminuje ryzyko zwrotów i przyspiesza zakończenie obowiązków sprawozdawczych.

Jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się, jak i kiedy złożyć sprawozdanie finansowe, zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem: Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – jak i kiedy złożyć?

Podstawa prawna:

• art. 52  ustawy o rachunkowości.