Rola notariusza w zakładaniu spółki z o.o.: kiedy jest niezbędny?

Przed założeniem spółki z o.o. przyszli wspólnicy muszą zdecydować, w jaki sposób zawrzeć umowę spółki z o.o. Mogą to zrobić przez Internet lub z udziałem notariusza. Poniżej opiszemy jakie są korzyści ze współpracy z notariuszem i kiedy będzie niezbędny.

Sposoby założenia spółki z o.o. a rola notariusza

Obecnie spółka z o.o. może być założona przez w pełni przez Internet, a więc przez system S-24 lub poprzez przyjęcie umowy spółki u notariusza oraz późniejszą rejestrację przez Portal Rejestrów Sądowych. Notariusz jest więc potrzebny tylko wówczas, gdy wspólnicy decydują się na zaprotokołowanie umowy spółki w formie notarialnej.

Dlaczego warto skorzystać z usług notariusza przy zakładaniu spółki z o.o.?

Forma przyjęcia umowy spółki – internetowa czy notarialna – zależy zwłaszcza od planów wspólników i rodzaju wnoszonych wkładów. Kiedy zatem warto zaprotokołować umowę spółki z o.o. u notariusza?

Poniżej przedstawiamy przypadki, w których korzystnie jest zawrzeć umowę spółki w formie aktu notarialnego.

1. Aport i agio

Zawierając umowę spółki z o.o. przez Internet, możemy wnieść tylko wkłady pieniężne. Udział notariusza jest zatem niezbędny, gdy wspólnicy chcą wnieść do spółki aportem (jako wkład niepieniężny) np. maszyny, samochody czy nieruchomości.

Rejestrując spółkę przez S-24 wspólnicy mogą wnieść do niej wkłady pieniężne w kwocie odpowiadającej wartości nominalnej kapitału zakładowego. Przykładowo, ustanawiając kapitał zakładowy na poziomie 5.000,00 zł, wartość nominalna udziałów. wspólnika posiadającego 10% udziałów wynosi 500,00 zł i tyle też musi wnieść do spółki jako wkład.

System internetowy nie pozwala więc na wniesienie agio, czyli nadwyżki wartości wkładu nad wartość nominalną udziału. Przykładowo, wspólnicy mogliby ustalić wartość nominalną obejmowanych udziałów na 500,00 zł, ale wkład wspólnika wynosiłby 3.000,00 zł. W takim przypadku kwota 2.500,00 zł stanowiłaby agio.

2. Kworum i większości dla podjęcia uchwał zgromadzenia wspólników

Wzorzec umowny w systemie S-24 zawiera wyłącznie podstawowe postanowienia umowne. Nie można w nim określić chociażby różnych większości potrzebnych do podjęcia uchwał zgromadzenia wspólników. W takim przypadku zastosowanie znajdują reguły kodeksowe. Zgodnie z nimi, większość uchwał jest podejmowana tzw. bezwzględną większością głosów (50% głosów + 1 głos). Niektóre uchwały są podejmowane tzw. kwalifikowaną większością głosów np. zmiana umowy spółki wymaga większości 2/3. Oznacza to, że wspólnik dysponujący nawet niewielką przewagą głosów będzie mógł samodzielnie chociażby zatwierdzić sprawozdanie finansowe czy podjąć uchwałę o przeznaczeniu zysku spółki.

Umowa spółki zawarta u notariusza może jednak przewidywać wyższe większości niż przewidziane przez kodeks. Ma to służyć ochronie wspólników mniejszościowych. Przykładowo, ustalając wymóg jednomyślności co do zmiany składu zarządu, wszyscy wspólnicy będą mieli wpływ na to kto reprezentuje spółkę.

Analogicznie, umowa spółki zawierana przez Internet nie pozwala na ustalenie kworum, a więc wymaganej liczby udziałów, które powinny być reprezentowane na zgromadzeniu by można podejmować uchwały. Może to być kolejny mechanizm ochrony wspólników mniejszościowych.

3. Wniesienie dopłat do spółki

Dopłaty to jeden ze sposobów dofinansowania spółki z o.o. Mogą być szczególnie atrakcyjne, gdy wspólnicy planują opodatkowanie spółki tzw. estońskim CIT. Dopłaty wypadają wówczas korzystniej niż udzielenie spółce pożyczki. Możliwość wniesienia dopłat zależy od tego, czy w umowie spółki znajduje się odpowiedni zapis. Taki zapis można jednak dodać wyłącznie do umowy, która jest zawierana w formie aktu notarialnego.

4. Ograniczenia zbywalności udziałów

Umowa spółki zawarta przez system S-24 pozwala na ograniczenie zbywalności udziałów w spółce. Jednak można to zrobić jedynie w jeden sposób, poprzez ustanowione wymogu udzielenia zgody spółki na zbycie udziałów. W takim przypadku zgoda jest udzielana przez zarząd spółki.

Umowa zawierana w formie aktu notarialnego może zawierać odmienne postanowienia. Przykładowo, zgodę na zbycie udziałów może udzielać zgromadzenie wspólników, a nie zarząd spółki. Dodatkowo, wspólnicy mogą wprowadzić prawo pierwszeństwa lub pierwokupu, które stanowią dodatkowe mechanizmy zabezpieczenia przed niekontrolowanym zbyciem udziałów.

5. Uprzywilejowanie udziałów i uprawnienia osobiste

W umowie zawieranej przez serwis S-24 wspólnicy nie mogą ani uprzywilejować udziałów ani przyznać wszystkim lub niektórym z nim uprawnień osobistych.

Takie możliwości daje natomiast umowa zawierana u notariusza. Wspólnicy mogą uprzywilejować udziały co do głosu lub co do dywidendy. Mogą również przyznać uprawnienia osobiste poszczególnym wspólnikom, np. do powołania członka zarządu. Może to być szczególnie istotne dla wspólników mniejszościowych.

6. Zasady reprezentacji

System S-24 powtarza kodeksowe zasady reprezentacji spółki. Czyli, gdy jest więcej niż jeden członek zarządu, spółka jest reprezentowana przez dwóch członków zarządu lub członka zarządu łącznie z prokurentem. Alternatywą jest samodzielna reprezentacja spółki przez każdego ze wspólników.

Dzięki indywidualnej umowie sporządzonej u notariusza można wprowadzić bardziej elastyczne zasady. Przykładowo, przyznać różne prawa osobom pełniące różne funkcje – np. prezes zarządu może spółkę reprezentować samodzielnie, a członkowie zarządu łącznie).

7. Wiarygodność

Pomimo tego, że proces zawierania umowy spółki przez system S-24 obejmuje potwierdzenie tożsamości wspólników, to wciąż wiele osób czuje się pewniej spotykając się na czynności notarialnej.

Notariusz potwierdza tożsamość założycieli spółki oraz ich wolę co do zawarcia umowy spółki z o.o. Dodatkowo, notariusz weryfikuje czy umowa spółki zawiera wszystkie wymagane elementy, takie jak nazwa spółki, jej siedziba, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, wartość wkładów. Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko błędów prawnych, które mogłyby prowadzić do problemów w przyszłości.

Procedura zakładania spółki z o.o. z udziałem notariusza

Procedura rozpoczyna się od przygotowania projektu umowy spółki z o.o. Sugerujemy, aby projekt został sporządzony przez wyspecjalizowanego w tym zakresie prawnika, którym nie koniecznie musi być notariusz.

Gdy projekt umowy jest już gotowy, założyciele umawiają się na wizytę u notariusza, dostarczając mu niezbędne informacje.

Podczas spotkania notariusz na podstawie dostarczonych danych sporządza akt notarialny umowy spółki z o.o., który zawiera wszystkie elementy wymagane przez prawo. Założyciele podpisują tę umowę w obecności notariusza, który potwierdza ich tożsamość i autentyczność podpisów. Wspólnicy powołują w tym momencie również pierwszy zarząd spółki. Po podpisaniu umowy notariusz wydaje odpis aktu notarialnego umowy spółki, który jest niezbędny do dalszej rejestracji. Rejestruje również odpis aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) i podaje numer rejestracyjny wspólnikom.

Z chwilą podpisania aktu notarialnego powstaje spółka z o.o. w organizacji. Jeżeli wspólnikom zależy od szybkim nadaniu NIP i numeru REGON, to od tej chwili mogą wystąpić o ich nadanie.

Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w KRS. Do wniosku dołączany jest odpis aktu notarialnego oraz inne wymagane dokumenty. Obecnie wnioski o rejestrację spółek z o.o., których umowa została zawarta w formie aktu notarialnego można składać wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych.

Sąd rejestrowy sprawdza poprawność złożonych dokumentów, a następnie dokonuje wpisu spółki do KRS. W momencie wpisu spółka uzyskuje osobowość prawna i może rozpocząć działalność. Po zakończeniu procesu rejestracji założyciele odbierają postanowienie o wpisie do KRS.

Więcej na temat zakładania spółki z o.o. przeczytają Państwo w naszym artykule Jak założyć spółkę z o.o.?

Koszty związane z usługami notariusza przy założeniu spółki z o.o.

Całkowite koszty założenia spółki z o.o. przy udziale notariusza mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych, w zależności od wysokości kapitału zakładowego i ilości wymaganych wypisów notarialnych.

Kluczowym elementem jest taksa notarialna, której wysokość zależy od kapitału zakładowego spółki. Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5.000,00 zł. To oznacza, że aby założyć spółkę z o.o., wspólnicy muszą zadeklarować i wnieść do spółki kapitał w tej wysokości. Przy minimalnym kapitale zakładowym taksa mieści się zwykle w przedziale 800,00 -1.000,00 zł.

Kolejnym kosztem jest podatek od PCC, który wynosi 0,5 % od kapitału zakładowego, po odjęciu kosztów notarialnych. Istotne są również opłaty za odpisy aktu notarialnego, które mogą wynieść około 6 zł za stronę dokumentu.  Wszystkie opłaty notarialne są objęte podatkiem VAT w wysokości 23%.

Podstawa prawna: art. 157 § 2 k.s.h, art. 1, art. 5, art. 7, art.10, art. 79 prawa o notariacie, art. 169 k.s.h, art. 154 § 1 k.s.h, ustawa o VAT

Polub nas na
Facebooku!