Zakładanie spółki z o.o. online – wady i zalety

Założenie spółki z o.o. często kojarzy się z koniecznością spotkania z notariuszem i poniesieniem kosztów notarialnych. Warto jednak wiedzieć, że w związku z postępującą informatyzacją powstała możliwość założenia spółki z o.o. przez Internet – bez wychodzenia z domu. Stało się to możliwe za sprawą wprowadzonego systemu S24. Poniżej analizujemy wady i zalety takiego rozwiązania, a także wskazujemy jak przebiega proces założenia spółki.

Szybkość i niższe koszty jako zalety założenia spółki online

Założenie spółki z o.o. przez system S24 charakteryzuje się oszczędnością czasu. Wszelkich formalności możemy dokonać w naszym mieszkaniu przed ekranem komputera. Nie mamy zatem obowiązku odbycia spotkania z notariuszem.

W przypadku tradycyjnego założenia spółki z o.o., a w zasadzie zawarcia umowy spółki z o.o. w obecności notariusza, należy uiścić opłatę sądową w wysokości 500 zł. Natomiast w przypadku procedury elektronicznej koszt ten wyniesie 250 zł. Kolejną z zalet jest brak konieczności opłacenia taksy notarialnej, która w zależności od kwoty kapitału zakładowego spółki – może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Jednym z kosztów, z którym trzeba się liczyć w przypadku założenia spółki z o.o. w tradycyjny sposób jest podatek PCC, który wynosi 0,5% od wartości kapitału zakładowego, po odjęciu kosztów notarialnych. W przypadku spółki zakładanej online, przy minimalnym kapitale zakładowym w wysokości 5.000 zł podatek ten wynosi 23 zł (podstawa opodatkowania w wysokości 5.000 zł jest jeszcze zmniejszana o poniesione opłaty sądowe).

Jakie są wady założenia spółki z o.o. online?

Oszczędność czasu oraz środków finansowych to kuszące korzyści. Należy jednak pamiętać, że założenie spółki z o.o. online ma też wady. Jednym z ograniczeń jest fakt mniejszej możliwości zindywidualizowania umowy spółki. System S24 wymaga skorzystania z wzorca umowy spółki, a co za tym idzie – niemożliwe jest dodanie wielu przydatnych postanowień umownych.

O tym co warto zamieścić w umowie spółki z o.o. zawartej w formie aktu notarialnego pisaliśmy w naszym artykule Rola notariusza w zakładaniu spółki z o.o.

Jednym z obowiązków wspólników jest wniesienie wkładów do spółki. W przypadku założenia spółki z o.o. przez Internet możemy wnieść tylko i wyłącznie wkłady pieniężne. Jeśli zatem chcielibyśmy w ramach wkładu wnieść do spółki nieruchomość bądź prawa autorskie to zawarcie umowy spółki musi odbyć się w tradycyjny sposób u notariusza.

Procedura założenia spółki online w systemie S24

Pierwszym obowiązkiem o jakim musimy pamiętać jest konieczność posiadania konta w systemie S24 przez każdego wspólnika. Konto możemy założyć w prosty sposób na stronie: Start – Portal S24 (ms.gov.pl), a wystarczy do tego posiadanie adresu e-mail i ustawienie hasła. Następnie należy dokonać autoryzacji konta poprzez podpis podpisem kwalifikowanym bądź profilem zaufanym.

Po zalogowaniu należy wprowadzić dane przedsiębiorstwa i przejść do wypełnienia wzorca umowy spółki, który składa się z kilku paragrafów. Po uzupełnieniu wzorca umowy, każdy ze wspólników musi podpisać umowę. Po podpisaniu umowy spółki, czas na dodatkowe oświadczenia. Wzorce dokumentów nie przewidują jednak wszystkich wymaganych prawem załączników, które powinny zostać złożone. Część z nich należy zatem sporządzić samodzielnie, a następnie dodać w osobnych załącznikach.

Jakie dokumenty należy załączyć przy zakładaniu spółki online? 

Pierwszym z koniecznych załączników jest dokument stwierdzający czy spółka jest cudzoziemcem. Jako cudzoziemca uznaje się:

• osobę fizyczną nieposiadającą obywatelstwa polskiego,
• osobę prawną mająca siedzibę za granicą.

Spółka będzie zatem cudzoziemcem jeśli będzie kontrolowana przez osobę fizyczną, która nie posiada obywatelstwa polskiego bądź przez osobę prawną, która ma siedzibę za granicą. Złożenie oświadczenia jest obowiązkowe, niezależnie od tego czy spółka posiada czy nie status cudzoziemca.

Kolejnym załącznikiem jest oświadczenie o wyrażeniu zgody przez osoby, które zostały powołane do reprezentowania spółki.

Ponadto, należy dodać również dokument zawierający listę osób, które zostały wyznaczone do jej reprezentowania wraz z danymi oraz adresami do doręczeń. Osobne oświadczenie o adresach do doręczeń należy złożyć także w przypadku wspólników.

W systemie generujemy również listę wspólników i oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego (jeżeli już w tym momencie są pokrywane).

Jak podpisać dokumenty w systemie s24? 

Dokumenty w systemie s24 można podpisać poprzez użycie:

• podpisu kwalifikowanego lub
• profilu zaufanego lub
• podpisu osobistego.

Najpopularniejszym sposobem jest wykorzystanie profilu zaufanego ePUAP.

Co należy zrobić po podpisaniu umowy spółki i załączników?

Ostatnim krokiem związanym z czynnościami dokonywani w systemie S24 jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Do wniosku dołączamy uprzednio podpisaną umowę spółki i pozostałe oświadczenia. Nie ma konieczności składania osobnego wniosku o nadanie numeru NIP oraz numeru REGON – zostaną one przyznane automatycznie na podstawie złożonego wniosku do KRS. Wniosek podpisujemy w analogiczny sposób jak pozostałe dokumenty.

Po podpisaniu dokumentów i wniosku nadszedł czas na dokonanie płatności online – platforma przeniesie nas do systemu ePłatności. Koszty jakie poniesiemy to:

• 250 zł. opłaty sądowej za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz
• 100 zł w ramach opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Na koniec należy dokonać formalności, które są tożsame z czynnościami, których musimy dokonać w przypadku tradycyjnego założenia spółki. Konieczne będzie zatem:

• zgłoszenie formularza NIP-8 do urzędu skarbowego,
• zgłoszenie informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Odmiennie niż w przypadku umowy spółki zawieranej u notariusza, należy jeszcze sporządzić deklarację PCC i samodzielnie opłacić podatek.

Procedura założenia spółki z o.o., zarówno tradycyjnie, jak i przez system S24 bywa czasem kłopotliwa. Aby uniknąć błędów związanych z całym procesem zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem Najczęstsze błędy przy założeniu spółki z o.o.

Podstawa prawna: art. 1 ust. 2 ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, art. 7 ustawy prawo o notariacie, art. 157¹ k.s.h, art.158 §1 k.s.h, art. 167 § 4 k.s.h, art. 19a ust. 5 ustawy o KRS, rozporządzenie MF w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym.

Polub nas na
Facebooku!